A PROPOS DINSUCO

Insuco est un bureau détudes international indépendant, spécialisé en sciences et durabilité sociales. Notre objectif : créer du lien entre les acteurs dun même territoire, pour construire la durabilité.

Nous évoluons dans divers secteurs comme lextraction, lénergie, les infrastructures, lagro-industrie, lappui institutionnel, la formation, etc ; et ce dans plus de 50 pays en Afrique, en Asie, en Amérique Latine et Caraïbes.

Pour plus dinformations sur notre Groupe, nos activités et nos équipes, consultez notre site web ici https://www.insuco.com/.

POSTE

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons pour notre bureau Insuco Gabon, un.e assistant(e ) aux opérations pour renforcer notre Pôle Technique.

Le poste est basé à Libreville et couvre lorganisation détudes et de missions au Gabon ainsi que dans la sous-région Afrique Centrale et exceptionnellement dans dautres pays dAfrique.

Pour mener à bien vos missions, vous travaillerez en collaboration avec les différentes Directions dInsuco Gabon et, selon les projets, vous pourrez appuyer dautres bureaux du groupe Insuco.

POSITIONNEMENT

Lassistant.e aux opérations intervient sous la supervision de la Directrice Technique et en collaboration avec le/la chargé.e de projet pour assurer la veille commerciale concernant les appels doffre, contribuer à lélaboration administrative (collecte des documents administratifs et références) des dossiers commerciaux et à la préparation logistique de la mise en œuvre des projets.

ATTRIBUTIONS ET ACTIVITES

n Montage des offres - Activité commerciale

· Vous ferez la veille commerciale afin didentifier les offres en lien avec les métiers et la stratégie dInsuco et les partenaires et clients potentiels en collaboration avec la directrice technique.

· En charge de la constitution du dossier administratif des offres et en collaboration avec le.a chargé.e de projets, en lien avec les autres directions et avec les partenaires (bureaux détude et consultants), vous réaliserez dans le strict respect des délais demandés :

- La lecture des termes de référence ou demande de proposition des AMI ou AO retenus par la direction technique en vue de dresser la liste des contraintes administratives, logistiques, financières, humaines inhérentes au projet ;

- La trame doffre en respectant la charte graphique que vous mettrez à la disposition du.e la chargé.e de projets ;

- La mise au format de lensemble des documents demandés par la direction technique dans le cadre du montage dune offre (CV, références, présentation du bureau, etc.) ;

- La collecte et compilation des CV, références, Attestations de bonne exécution, extrait de contrat, reconnaissance administrative, financière, fiscale et sociale, etc. de Insuco et de son.es partenaire.s pour chaque offre.

n Gestion des outils commerciaux

· Vous serez en charge dorganiser, délaborer, de mettre au format Insuco et/ou de mettre à jour, dans le strict respect des règles et chartes graphiques établies, les documents, dossiers et fichiers suivants :

- Les Curriculum Vitae des consultants ;

- Les fiches de projet des contrats exécutés (fichier word et excel) ;

- Les listes de références (fichiers word et excel) ;

- Les trames de documents utilisés couramment par le bureau ;

- Les dossiers partagés sur le serveur et la dropbox ou tout autre hébergeur des données mis en place par Insuco.

n Gestion administrative des projets

· En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous serez en charge de :

- La collecte des données administratives des consultants (FCC) en vue de lélaboration de leurs contrats de travail en collaboration avec le.a chargé.e de projet et le directeur administratif et financier ;

- Lélaboration des termes de référence des missions des consultants en vue de la signature de leur contrat, en collaboration avec le.a chargé.e de projet;

- Lélaboration de la première version des accords de groupement en vue de leur validation par la direction technique ;

- La collecte et larchivage des Attestations de bonne exécution auprès des clients jusquà leur obtention effective.

n Appui aux missions terrain

· En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous serez en charge de :

- Lappui logistique des missions terrain vérifier avec le département logistique que tous les aspects logistiques de la mission sont bien pris en charge (billet davion, location voiture, réservation hôtel, ) ;

- Lappui technique des missions terrain appuyer la direction technique dans le partage des documents techniques à léquipe terrain et dans la collecte des données terrain mais aussi dans la mise sous format des livrables.

n Communication, stratégie et projets dentreprise

· De manière plus générale, vous participerez pleinement à la vie de lentreprise et au développement de son activité.

Vous travaillerez ainsi ponctuellement à la valorisation des actions dInsuco : actualisation de nos références projets, participation à la mise à jour du site Internet, rédaction de contenus techniques, etc. Vous vous investirez également dans différents chantiers structurants, comme le développement de nos outils internes ou la consolidation de nos savoir-faire et méthodologies.

Assistant aux operations