ASSISTANT(E) DE DIRECTION MULTILINGUE_14927

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction des Affaires Européennes et Internationales (DAEI) poursuit 3 grands objectifs :

- gérer les Fonds Européens Structurels d'Investissement (FEDER, FSE et FEADER) et apporter une vision globale sur l'ensemble des fonds Européens existants en région (FEAMP, programmes Interreg, programmes sectoriels de la Commission européenne) ;

- mettre en œuvre la politique internationale de la région, notamment à travers le pilotage et le suivi des coopérations avec d'autres régions partenaires dans le monde (Pays de Galles, Wielkopolska, Shandong, Australie Méridionale, région Centre du Burkina-Faso, province de la Grand’Anse à Haïti) ;

- marquer la solidarité avec les pays du Sud, notamment à travers le soutien à des initiatives solidaires.

Structurée autour de 6 services (service coordination transversale plurifonds – SCOFE, service autorité de gestion du FEDER – SFEDER, service autorité de gestion du FSE - SFSE, service autorité de gestion du FEADER - SFEADER, service des coopérations européennes et internationales - SCEI) et Maison de la Bretagne Europe, la DAEI regroupe aujourd’hui 54 agents.

La Maison de la Bretagne Europe est rattachée à la DAEI. Basée à Bruxelles, elle constitue le bureau de représentation de la Région Bretagne auprès des institutions européennes, des réseaux européens et des autres Régions européennes. Son action couvre l’ensemble des politiques ou initiatives européennes amenées à entrer en interaction avec les politiques régionales, le développement culturel ou socio-économique du territoire.

La Maison de la Bretagne Europe à Bruxelles joue au quotidien un rôle de passerelle entre Bruxelles et le territoire breton. Le service contribue à la promotion et défense des politiques régionales à Bruxelles tout en effectuant un travail de relais de l’information européenne à destination des acteurs régionaux. Son rôle est de contribuer à la fois au positionnement stratégique de la Région Bretagne au niveau européen et de défendre ses intérêts, notamment son rôle en tant que région, dans le cadre de la conception et de la mise en œuvre des politiques européennes.

L’assistant(e) de direction évolue dans l’environnement mixte des collectivités territoriales françaises et des institutions européennes, tout en étant basé à Bruxelles. Il/Elle doit donc disposer d’une connaissance à la fois du fonctionnement des collectivités territoriales françaises, de l’Union européenne et des dispositions administratives et commerciales belges. Une maîtrise professionnelle de l’anglais est indispensable au quotidien. 

L’assistant(e) de direction est mobilisé(e) à la fois sur la gestion administrative et financière. Ses bonnes qualités relationnelles et organisationnelles sont essentielles pour assurer un accueil de qualité à tous les visiteurs et interlocuteurs de la Maison de la Bretagne Europe. 

Sa polyvalence est adaptée en fonction des besoins de la Maison de la Bretagne Europe. Le travail s’adapte aussi dans le temps à la fois à l’actualité et aux priorités européennes et à l’évolution des besoins et priorités régionales et au plan de charge du service.

L’assistant(e) de direction assure ses fonctions au sein du service sous l’autorité hiérarchique de la Responsable de la Maison de la Bretagne Europe auprès duquel il / elle rend compte de l’avancement de ses missions et assure un reporting régulier.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES PRINCIPALES

Gestion du secrétariat

§  Assurer la réception, le traitement et la circulation du courrier physique et électronique et des communications téléphoniques en français comme en anglais

§  Apporter un soutien technique et logistique à l’organisation des réunions et des évènements de la Délégation : prises de rdv, invitations, diffusion, disposition du mobilier, accueil des visiteurs, etc.

§  Assurer la mise à jour des contacts et du calendrier commun

§  Contribuer aux actions et documents de communication

§  Contribuer au travail de veille et de recherche d’informations en appui à l’équipe

§  Effectuer ponctuellement des traductions entre le français et l’anglais

§  Effectuer les procédures de sécurité propres au quartier européen

Gestion des visites et l’accueil du public

§  Répondre aux demandes de visites et aux réservations de salle

§  Orienter les partenaires régionaux dans la préparation de leurs déplacements à Bruxelles 

§  Assurer l’accueil du public et participer aux activités de représentation de la Maison de la Bretagne Europe

§  Procéder aux préparatifs logistiques et s’assurer du bon état des lieux après le passage des visiteurs

Gestion financière et comptable

§  Procéder, aux opérations financières dans les logiciels mis à disposition par la collectivité, suivi des marchés publics

§  Assurer l’interface avec les services financiers, comptables et gestionnaires de la Région et notamment le Service des Coopérations Européennes et Internationales chargé de la gestion du P.801,

§  Contribuer à la mise en œuvre des principes de la commande publique

§  Contribuer au suivi et à l’anticipation des dépenses réalisées dans le cadre d’une régie

§  S’assurer de la complétude de tous les justificatifs faisant appel à paiement ou remboursement 

§  Assurer le suivi des délais de paiement

Gestion administrative du service

§  Participer à l’élaboration de procédures internes

§  Centraliser et diffuser les informations dans les directions et services

§  Organiser le classement et l’archivage de dossiers

Gestion des achats et du matériel

§  Organiser et gérer les stocks de fournitures, matériels ou produits et suivre les commandes

§  Assurer la gestion du parc informatique et le suivi des inventaires

§  Participer à l’établissement et au suivi des relations contractuelles avec les prestataires

§  S’assurer du respect des règles de sécurité, des règles propres à l’immeuble et des opérations de petits travaux

Gestion des ressources humaines

§  Appuyer l’équipe dans la gestion du temps de travail, dans l’accès aux prestations sociales et à la formation, etc.

§  Appuyer l’équipe pour établir les ordres de missions et les états de frais

§  Assurer une veille sur les dispositions françaises et belges liées au droit du travail, à la sécurité sociale et à la fiscalité

ACTIVITES OCCASIONNELLES

§  Réaliser des missions hors des activités principales selon les besoins de la Maison de la Bretagne Europe

RELATIONS HIERARCHIQUES

·        L’agent dépend directement de (n + 1) : Aude Körfer, Responsable de la Maison de la Bretagne Europe (BRUXEL)

·        L’agent encadre directement (n-1) : -

RELATIONS FONCTIONNELLES

·        Au sein du service : La Responsable et l’ensemble des chargés de mission de la Maison de la Bretagne Europe

·        Au sein de la collectivité : la DAEI, la gestionnaire du P.801 du SCEI, le Directeur des Affaires Européennes et Internationales et son Adjointe, l’ensemble des directions, le cabinet, les élus régionaux.

Partenaires extérieurs : Membres des institutions Européennes, visiteurs à la Maison de la Bretagne Europe, etc.

Lieu de travail : Bruxelles  (Maison de la Bretagne Europe, 11 Rond-point Schuman, 1040 Bruxelles, Belgique)

Horaires et temps de travail : temps complet

Métier éligible au télétravail                   ☐ Oui                                        ☒ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,…) : Déplacements ponctuels en Bretagne ; participation ponctuelle à des évènements en dehors des heures de travail ; Manutention régulière du mobilier

Informations complémentaires : affiliation au régime de sécurité sociale et de cotisation retraite français, imposition des revenus en France (sauf ressortissants belges)

Dotation particulière : 

Equipement de protection individuelle :                                   ☐ OUI                                                                X NON

Nom et coordonnées de la personne à contacter pour renseigner sur le poste : Aude Körfer, Responsable de la Maison Bretagne Europe

Profils recherchés

SAVOIR ET SAVOIR-FAIRE

§  Capacité à travailler à l’oral comme à l’écrit en français, en anglais

§  La maîtrise du néerlandais est un plus

§  Expérience professionnelle en gestion administrative et financière

§  Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales françaises et des institutions européennes appréciée

§  Maîtrise des outils bureautiques (Teams, word, excel, powerpoint)

§  Connaissance appréciée de l’utilisation intelligente et éthique des réseaux sociaux.

§  Sensibilisation aux éléments de cybersécurité de base.

SAVOIR ÊTRE 

§  Rigueur et sens de l’organisation

§  Capacité à prioriser, respecter les délais et faire preuve de réactivité face aux imprévus

§  Aisance à travailler en équipe et sens développé des relations humaines

§  Diplomatie, discrétion et loyauté