Secrétaire général de mairie (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

IFSE + CIA

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale, organise le service de la commune, élabore les budgets, gère la comptabilité et assure le suivi des services publics communaux, dont le service de l'eau.

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL, SECRETARIAT ET AFFAIRES GENERALES :
• Assistance et conseil aux élus
• Élaboration des documents administratifs et budgétaires
• Accueil, renseignement et orientation du public
• Gestion du secrétariat (courriers, messagerie électronique, agenda)
• Gestion comptable et paye (bulletins de salaire, indemnités d'élus, suivi du loyer du logement communal locatif)
• Délivrance des dossiers et aide à leur compréhension et rédaction
• Recensement citoyen (journée défense et citoyenneté) des jeunes de la commune
• Déclarations d'écobuage, baux, déclarations préalables, permis de construire, certificats d'urbanisme, DIA
• Contrôle des pièces, transmission des dossiers d'urbanisme et gestion des arrêtés (dossiers simples)
• Rédaction d'attestations diverses et légalisation de signatures
• Tenue et mise à jour des registres d'état civil
• Tenue du fichier électoral et organisation matérielle des élections
• Délivrance et mise à jour des plans du cadastre
• Gestion des régies d'avances et de recettes (photocopies, CCAS)
• Gestion du cimetière (registres, titres et actes)
• Tenue du cahier de liaison / doléances
• Assistance au Maire lors des mariages
• Tenue des registres de courrier « départ » et « arrivée », rédaction de la correspondance courante
• Réception, lecture et traitement quotidien des courriels de la boîte mail générale

FACTURATION ET GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE DE L'EAU :
• Organisation de la campagne annuelle de facturation (environ 250 compteurs) : saisie des relevés, émission et suivi des factures
• Tenue du fichier des abonnés et traitement des mutations
• Suivi des impayés, relances et lien avec la Trésorerie
• Suivi administratif et budgétaire du budget annexe de l'eau (nomenclature M49)
• Traitement des réclamations et coordination avec l'agent technique
• Préparation des délibérations relatives au prix de l'eau, règlements de service, conventions et RPQS

MOYENS MATERIELS :
• Classement et archivage des documents administratifs, comptables et techniques
• Définition des besoins en matériels et équipements

MISE EN OEUVRE DES POLITIQUES MUNICIPALES :
• Rédaction et mise en forme du compte-rendu du Conseil municipal
• Rédaction des délibérations du Conseil Municipal et des arrêtés du Maire
• Envoi des convocations (Conseil municipal, commissions, CCAS…)
• Élaboration et mise en œuvre des décisions du conseil municipal
• Conseil aux élus et alerte sur les risques techniques ; lien avec l'avocate de la commune
• Montage de dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Préparation et suivi de l'exécution des budgets (principal et budget annexe de l'eau), déclarations de TVA, suivi du FCTVA
• Suivi et coordination des marchés publics, en lien avec le conseiller juridique et l'intercommunalité
• Préparation des actes administratifs du Maire et des actes d'état civil
• Organisation des élections et suivi des listes électorales
• Mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
• Évaluation du patrimoine communal et des risques
• Suivi des versements de subventions liés aux travaux réalisés

VIE INSTITUTIONNELLE ET COMMUNICATION :
• Contribution à la rédaction et à la diffusion du bulletin municipal
• Mise à jour du site internet et des panneaux d'affichage
• Coordination avec les partenaires institutionnels (Communauté de communes, Préfecture, Département, associations locales)

INTERETS, CONTRAINTES ET DIFFICULTES DU POSTE :
• Horaires à amplitude variable selon les obligations liées à la fonction
• Devoir de réserve et sens du service public
• Grande disponibilité vis-à-vis des administrés
• Polyvalence sur des dossiers variés, avec un pic d'activité lié à la campagne de facturation de l'eau
• Poste à responsabilités au sein d'une petite structure, nécessitant autonomie et rigueur
• Poste en réseau : appui du conseiller juridique, de l'intercommunalité (CCVUSP) et du chef de projet Village d'Avenir

Profils recherchés

SAVOIR-FAIRE :
• Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
• Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques
• Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
• Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
• Préparer et suivre l'exécution du budget
• Suivre et coordonner les marchés publics
• Préparer et mettre en forme les actes administratifs et d'état civil
• Organiser les élections et suivre les listes électorales
• Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme
• Assurer le suivi administratif, budgétaire et comptable du service public de l'eau
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers (comptabilité publique, état civil, facturation eau)

CONNAISSANCES :
• Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Cadre réglementaire de la délégation de service public et des régies (service de l'eau)
• Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil
• Règles d'urbanisme et réglementation des ERP
• Cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
• Techniques de communication et de négociation
• Procédures réglementaires de passation des marchés publics
• Statut de la fonction publique territoriale

SAVOIR-ETRE :
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
• Polyvalence et capacité d'adaptation
• Sens du service public et de l'accueil
• Diplomatie et capacité d'écoute

PROFIL RECHERCHE :
• Expérience souhaitée sur un poste de secrétariat de mairie ou de direction administrative en collectivité territoriale, idéalement en milieu rural
• Cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux (catégorie B) ; candidatures de catégorie C avec expérience confirmée également étudiées
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers (état civil, comptabilité publique, facturation de l'eau)
• Permis B apprécié (déplacements ponctuels sur le territoire)