assistant(e) administratif(ve)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

L’adjointe administrative territoriale assure le fonctionnement administratif de la mairie en participant principalement à l’accueil du public, à la gestion de l’état civil, le suivi des dossiers d’urbanisme et la gestion du cimetière. Elle garantit la continuité du service public et le lien de proximité avec la population. Elle assure de la bonne communication avec les associations.

Missions / conditions d'exercice

Accueil et secrétariat
• Accueillir, informer et orienter les administrés au guichet, par téléphone ou par courriel.
• Renseigner le public sur les démarches administratives courantes.
• Gérer le courrier entrant et sortant et assurer le suivi des demandes des habitants.
• Tenir à jour les tableaux de bord, affichages officiels et registres communaux.
2. Gestion de l’état civil
• Recevoir, enregistrer et rédiger les actes d’état civil (naissances, mariages, décès).
• Gérer les reconnaissances, PACS, changements de nom et duplicatas d’actes.
• Tenir à jour les registres d’état civil et du cimetière communal.
• Délivrer les documents administratifs (copies d’actes, certificats, attestations).
• Participer à la préparation des cérémonies officielles (mariages, commémorations, etc.).
3. Urbanisme
• Accueillir et informer le public sur les règles d’urbanisme applicables dans la commune.
• Recevoir, enregistrer et suivre les dossiers d’autorisations d’urbanisme (déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme).
• Assurer la transmission et le suivi des dossiers auprès des services instructeurs et partenaires (DDTM, communauté de communes).
• Tenir à jour les documents et registres d’urbanisme.
4. Support administratif et vie communale
• Participer à la diffusion de l’information municipale (affichage, site internet, bulletin communal).
• Soutenir le bon déroulement des élections (préparation du matériel, tenue du bureau de vote).
• Appuyer ponctuellement d’autres missions administratives selon les besoins du service

Profils recherchés

Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Notions de droit civil et en urbanisme.
• Connaissance des procédures d’état civil, du cimetière et des formalités administratives.
Savoir-faire
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels de gestion communale.
• Capacité à accueillir le public avec professionnalisme et discrétion.
• Sens de l’organisation et rigueur dans la tenue des dossiers.
Savoir-être
• Sens du service public et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles, patience et diplomatie.
• Polyvalence, adaptabilité et esprit d’équipe