Coordinateur Administration des Ventes BtoB

À propos de nous Le Groupe Aubéry, acteur multi-activités comptant près de 2000 collaborateurs, est constitué de différentes sociétés opérant dans le Sud de la France et aux Antilles françaises dans les secteurs de l' automobile et de la moto, de l'agroalimentaire, de l'immobilier et de l'agriculture. En métropole, l'activité auto-moto du Groupe Aubéry est incarnée par SELLENS (connue jusque septembre 2024 sous les noms de Groupe JPV / Riviera Car Center / Station7) réunissant > 800 personnes. SELLENS distribue les marques Toyota, Lexus, Hyundai, KIA, BMW, MINI, BMW Motorrad, Honda Moto, Mitsubishi, Maxxess dans le Var, les Alpes-Maritimes, les Bouches du Rhône, les Alpes de Haute Provence et l'Hérault. Nos équipes travaillent toutes au quotidien, quel que soit leur domaine de compétences, dans un seul et même objectif : rendre nos clients heureux. Intégrer SELLENS est une véritable opportunité de rejoindre un groupe à forte dynamique entrepreneuriale et qui se fixe des objectifs ambitieux. Mission Pour contribuer à la professionnalisation de nos pratiques, nous créons un pool ADMINISTRATION DES VENTES dédié à nos clients professionnels B to B, basé à Toulon, pour l'ensemble de nos concessions et de nos marques distribuées. En tant que COORDINATEUR ADMINISTRATION DES VENTES B to B (h/f), votre mission principale consistera à prendre en charge le traitement et le suivi administratif des dossiers de vente de véhicules neufs à nos clients professionnels, et à garantir leur parfaite gestion dans le respect de notre politique qualité et de nos procédures. Les principales missions peuvent être regroupées ainsi :

• Gestion administrative des commandes : saisie des commandes de véhicules neufs dans le DMS, création des clients, affectation des châssis et suivi des dossiers dématérialisés.
• Suivi des commandes constructeurs : contrôle de l'avancement des commandes, mise à la route, mise à disposition et suivi des aides constructeur.
• Contrôle avant livraison : vérification de la conformité des dossiers et des règlements avant la livraison du véhicule.
• Immatriculation et démarches administratives : gestion des formalités d'immatriculation et du gravage.
• Préparation des livraisons et de la facturation : constitution des dossiers, création des ordres de réparation nécessaires.
• Organisation des livraisons : planification avec les équipes internes et, si nécessaire, les interlocuteurs externes/partenaires (loueurs, transporteurs)
• Coordination interservices : interface entre les équipes Commerce, Financement, Après-Vente et Comptabilité.
• Relation avec les équipes commerciales BtoB : collaboration avec les managers, vendeurs et responsables Grands Comptes.
• Participation aux évènements extérieurs organisés pour les clients.
• Travail en réseau : coordination avec les ADV des autres sites du Groupe SELLENS sur les dossiers identifiés par la Direction.

Au quotidien, vous serez au cœur de la coordination des dossiers clients et contribuerez directement à la qualité de service et à la satisfaction de nos clients professionnels, grâce à votre rigueur, votre organisation, votre bonne maîtrise des outils informatiques/DMS et votre capacité à assurer un suivi précis des dossiers. Profil Vous justifiez d'une expérience en tant qu'Assistant(e) / Chargé(e) Administration des Ventes, idéalement dans un environnement commercial, avec au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire. Vous disposez de bonnes connaissances en gestion administrative et commerciale et maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et Word. La connaissance d'un logiciel CRM et/ou DMS est appréciée. Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes une personne organisée, rigoureuse et réactive, qui apprécie le travail bien fait et sait travailler en équipe. Vous avez une bonne capacité à communiquer et à dialoguer avec l'ensemble des services de l'entreprise, ainsi qu'un véritable sens de la satisfaction et du service, aussi bien auprès des clients internes qu'externes. Votre curiosité intellectuelle, votre capacité d'adaptation auprès de différents interlocuteurs, votre sens de l'organisation et votre goût pour le travail en équipe seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Le poste est à pourvoir en CDI et est basé à Toulon. Temps de travail : 39h par semaine, du lundi au vendredi. Rémunération : entre 2600€ et 2900€ bruts / mois selon profil et expérience + tickets restaurant + mutuelle employeur avantageuse + prime d'intéressement.