Responsable des instances et des affaires générales

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Secrétaire de mairie (en extinction)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Rémunération indicative

statutaire et RIFSEEP selon délibération

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice générale des services, vous êtes chargé de :
o Gérer les instances
o Gérer les affaires relatives à la direction générale
o Conseiller juridiquement le Maire et la DGS
o Gérer les contrats d’assurance de la collectivité
o Gérer les baux communaux

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES (tâches à effectuer)
• Gestion des Instances (Conseil Municipal, Conseil Municipal Enfant, Conseil des Sages) :
o met en œuvre le calendrier des conseils municipaux de la commune et en informe les différents acteurs (élus, collègues)
o prépare et assure le suivi administratif des différentes instances, installations, réunions (ordre du jour, convocations, comptes-rendus)
o recense en lien avec les différents services les délibérations à prendre en conseil municipal
o rédige les notes présentées en conseil municipal
o rédige le procès verbal des conseils municipaux à partir des notes prises par le secrétaire de séance, le diffuse et veille à son affichage réglementaire
o rédige, transmet au contrôle de légalité, diffuse, classe et veille à l’affichage des délibérations.
o assure la gestion de la dématérialisation de l’ensemble des actes pris au sein de la collectivité
o
• Gestion des affaires de la direction générale :
o assure l’assistance du maire et de la directrice générale des services
o assure la gestion du courrier de la collectivité, la production de rapports et de comptes-rendus pour la direction générale
o assure la gestion des agendas

• Analyse et conseil juridique à la demande du Maire et de la Directrice générale des Services

• Gestion administrative des contrats d’assurances de la commune :
o Assurer un suivi administratif et financier des contrats
o Analyser les clauses des contrats et optimiser leur utilisation
o Procéder à la déclaration des sinistres
o Assurer le suivi des sinistres et des indemnisations en découlant
o Gérer les contentieux liés aux sinistres
o Solliciter les expertises juridiques et techniques opportunes

• Gestion des baux ruraux :
o Suivre individuellement et juridiquement les baux ruraux
o Actualiser annuellement les fermages
o Renouveler les baux :
 Appel à candidature
 Analyse des candidatures reçues
 Préparation de la commission des baux
 Préparation des nouveaux contrats
 Attribution et notification

• Organisation des cérémonies républicaines

ENVIRONNEMENT DU POSTE
1) Position hiérarchique du poste
L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice générale des services.

2) Liaisons fonctionnelles du poste
En interne, l’agent travaille en forte liaison fonctionnelle avec le Maire et la DGS. Il est également amené à avoir des relations avec les autres élus de la collectivité. Enfin, il travaille régulièrement avec les agents des autres services de la collectivité (administratifs, techniques, …).
En externe, l’agent est amené à développer des relations avec :
o le public (particuliers)
o les élus ou les agents d’autres collectivités
o les instances extérieures

3) Contraintes du poste
L’agent travaille du lundi au vendredi. Ces horaires peuvent être variables et des pics d’activité existent en fonction des obligations du service (préparation du conseil municipal par exemple) ou de la demande de la directrice générale des services ou du Maire.

Profils recherchés

COMPETENCES ET APTITUDES EXIGEES POUR LE POSTE

Connaissance de l’environnement institutionnel et juridique des collectivités territoriales
Fonctionnement et organisation des collectivités
Règles juridiques d’élaboration et d’exécution des actes administratifs
Connaissance de bases en matière d’assurance
Formation juridique souhaitée

Réserve, discrétion professionnelle et sens du service public
Travail en équipe, sens du collectif
Sens de l’organisation et de l’anticipation
Rigueur et capacité d’initiative
Méthodique et consciencieux
Capacité d’identifier les contraintes d’une activité, d’en dégager les enjeux et de définir les priorités
Grande aisance rédactionnelle
Maîtrise des outils informatiques