Assistant(e) de Direction H/F

Rattaché(e) au Secrétaire Général, vous jouez un rôle central dans l’organisation, la coordination et le bon fonctionnement des activités du Secrétariat Général. Vous êtes un véritable support stratégique et opérationnel, en lien étroit avec la Direction Générale, les instances de gouvernance et les équipes internes.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

1- Gestion de l’agenda et des priorités

-Gérer, optimiser et coordonner l’agenda du Secrétaire Général 
-Organiser les réunions internes, bilatérales et instances régulières
-Prioriser les sollicitations et assurer le suivi des échéances

2- Organisation des instances de gouvernance

-Préparer, coordonner et suivre les Conseils d’Administration, comités et instances exécutives 
-Élaborer et envoyer les convocations en lien avec les parties prenantes (Direction Générale, Direction Juridique…) 
-Constituer les dossiers (documents, ordres du jour, supports) et assurer leur diffusion
-Organiser les réunions (logistique, invitations, Teams, plan de table, supports) 
-Participer à la préparation des contenus stratégiques (points d’actualité, suivi des dossiers)

3- Coordination et communication

-Assurer le suivi de la boîte mail du Secrétaire Général et alerter en cas de besoin 
-Relayer et collecter les informations auprès des équipes du Secrétariat Général et des directions associées 
-Contribuer à la circulation fluide de l’information entre les interlocuteurs internes et externes
-Gérer les envois de communications institutionnelles (ex. communiqués de presse)

 
4- Organisation logistique et administrative :

-Organiser les déplacements (réservations, itinéraires) et gérer les notes de frais 
-Assurer le classement et la gestion documentaire
-Préparer les réunions (salles, supports, invitations, suivi) 
-Superviser certains événements ou séminaires liés aux instances

5- Suivi et coordination transversale :

-Planifier et coordonner les réunions régulières avec les membres du codir et les interlocuteurs clés 
-Participer au suivi de dossiers stratégiques (mandats, instances, gouvernance…)
-Contribuer à l’intégration des nouveaux administrateurs et à l’organisation des formations
-Assurer certains suivis spécifiques (congés, planification annuelle des instances…)

Vous possédez une expérience confirmée en assistanat de direction auprès d’un dirigeant.

Vous maitrisez parfaitement des outils bureautiques et digitaux êtes reconnu(e) pour votre forte capacité d’organisation et de gestion des priorités

Il faut également un excellent niveau rédactionnel et de communication orale.

Vos qualités personnelles sont la rigueur, le sens du détail, la réactivité et la proactivité.

Également la discrétion et le sens du service.