Assistant de Direction de l'Economie, de l'Emploi, de l'E.S.S., de l'E.S.R. et de l'Innovation (H-F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

L'agent, sous la responsabilité de son supérieur hiérarchique et en collaboration avec lui, participera, au suivi administratif de l'activité de la Direction, de l'Economie, de l'Emploi, de l'ESS, de l'ESR et de l'Innovation, afin de permettre la mise en oeuvre du projet de développement de Carcassonne Agglo.

INTÉRÊTS :
Par son positionnement transversal, ce poste permet une connaissance aigüe de l'environnement des collectivités territoriales et permet ainsi une professionnalisation d'un niveau supérieur ouvrant des perspectives sur des postes à responsabilité dans le cadre d'une évolution de carrière

CONTRAINTES : Disponibilité / Déplacements ponctuels

AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS :
* Relative autonomie dans l'organisation du travail, le choix des méthodes et les modalités d'intervention / Activités définies, suivies et évaluées par la Directrice Force de proposition auprès de la Directrice

- Relations hiérarchiques : Directrice Générale des Services /Directeur Général des Services Techniques / Directeur de l'Économie, de l'Emploi, de l'E.S.S., de l'E.S.R. et de l'Innovation
- Relations professionnelles :
* Internes : Directions du pôle, Direction de la communication, Direction Insertion et Employabilité, services supports (D.S.I., finances, marchés, ressources humaines), élus communautaires, Cabinet
* Externes : tous les partenaires et interlocuteurs de la direction, institutions et collectivités (chambres consulaires, Région...), entreprises et porteurs de projets, réseaux économiques locaux et régionaux

Rémunération statutaire / I.F.S.E. relatif à l'emploi repère d'Assistante de Direction / C.I.A.

Missions / conditions d'exercice

* Appuyer la Directrice dans la gestion administrative quotidienne de la Direction
* Assurer la diffusion et la circulation de l'information au sein de la Direction et entre la direction et ses différents interlocuteurs
* Gérer les appels téléphoniques
* Organiser diverses réunions de travail internes et avec les partenaires
* Superviser la gestion logistique au sein de la direction : commandes fournitures, relations avec le protocole, service véhicule
* Superviser la gestion administrative des déplacements : réservations, ordres de mission, procédures de remboursement des frais
* Réaliser des opérations d'exécution comptable sur le logiciel Grand Angle et mettre à jour la base de données en collaboration avec la Responsable Financière
* Gérer la revue de presse
* Appuyer ponctuellement les chargés de missions de la Direction
* Réceptionner et suivre les courriers, notes, e-mails de la Direction
* Mettre en forme, rédiger divers documents
* Contrôler les courriers de la direction avant présentation et mise en signature
* Enregistrer et suivre les parapheurs
* Préparer, centraliser les dossiers divers, classer et archiver
* Assurer la centralisation et la vérification du respect du formalisme des rapports et pièces annexées soumis à l'avis des commissions et au vote des instances délibérantes ainsi que des décisions du Président
* Gérer les retours sur les dossiers et mettre à jour les dernières versions des rapports sur le serveur
* Enregistrer les liasses et les délibérations votées dans le serveur
* Déterminer la date en fonction des disponibilités des élus
* Prévenir les directions et services concernés par la Commission de la tenue de celle-ci
* Proposer un ordre du jour, réaliser l'invitation, suivre sa mise en signature et sa diffusion
* Centraliser les éléments nécessaires et préparer le support de présentation
* Prendre en charge l'organisation logistique : réservation de salle, liens avec intervenants extérieurs, le cas échéant, mise en place accueil café, élaborer et actualiser la fiche d'émargement
* Prévenir le Secrétariat d'Assemblée des avis de la commission
* Rédiger le compte-rendu et diffuser

Profils recherchés

* Connaissance des compétences, du fonctionnement et des procédures de l'établissement, et également celles des institutions externes et des partenaires
* Qualités rédactionnelles
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, logiciel interne de gestion financière)
* Travail en équipe / Sens de l'organisation, réactivité, rigueur / Discrétion / Capacité d'initiatives / Motivation / Savoir écouter et communiquer