Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

MISSION
Assurer le secrétariat du service urbanisme

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES
Orienter les appels téléphoniques
Gérer l'agenda (programmation des rendez-vous et des réunions publiques)
Enregistrer, attribuer et envoyer le courrier
Exécuter la frappe des différents documents (courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, rapports d'activités, budget …)
Classer, photocopier et archiver

Organiser les réunions publiques (réservations de salles, du matériel et demandes d'interventions des plateaux techniques, confections de diaporamas)
Suivre le stock des fournitures de bureau et procéder aux commandes auprès du service en charge des achats
Demandes d'interventions auprès des services techniques par le biais du logiciel ciril patrimoine

Participer à la gestion financière du service par le biais du logiciel ciril finances ( saisie de bons de commande, validation de factures)

Participer à l'instruction des autorisations d'urbanisme, des demandes d'autorisations d'enseignes et de changements d'usage avec notamment la gestion des consultations et, en cas d'absence des agents d'accueil, la réception des dépôts des demandes.

Accueil du public pour assurer la continuité de l'accueil aux heures d'ouverture de la mairie

Profils recherchés

COMPETENCES ET APTITUDES
Parfaite maîtrise de l'ortographe
Pratique confirmée de la bureautique (word, excel,powerpoint) et aptitude à l'utilisation de logiciels métiers spécialisés ( Vis DGI pour le Cadastre, Droit de Cités pour application du droit des sols…)
Dynamisme, rigueur, discrétion