UN CHARGE D'APPUI ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le titulaire du poste sera placé sous l’autorité hiérarchique du Responsable de la Cellule organisation et méthodes. Il aura pour
missions de participer à l’ensemble des missions administratives nécessaires au bon fonctionnement de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer le suivi et l'archivage de tous les actes administratifs liés au personnel de la Direction ;
• Réaliser une mise à jour régulière des différents fichiers et tableaux de suivi ;
• Réaliser une mise à jour régulière des fichiers sur les espaces dématérialisés de partage de documents ;
• Concevoir des outils de suivi de l’activité (tableaux de bords, graphique, etc.) et/ou proposer des améliorations des
outils existants ;
• Effectuer un contrôle des absences, présences, opérations de pointages des agents de la Direction et alerter le
Responsable de la cellule en cas d’anomalies repérées ;
• Réaliser et mettre à jour un tableau de bord des activités de la Cellule ;
• Réaliser un suivi des différentes transmissions ou demandes (Courrier, mail, parapheur) de la Cellule ;
• Participer aux diverses opérations d’analyse des dossiers de candidature dans le cadre des recrutements ;
• Rédiger ou participer à la rédaction de différents documents de la Cellule ;
• Participer aux opérations de recensement des besoins en formation des différents services ;
• Participer au diagnostic organisationnel des services et cellules et à l’élaboration des procédures de fonctionnement ;
• Effectuer une veille permanente des évolutions de ses domaines d’interventions (méthodologique, réglementaire,
juridique) ;
• Exercer une interface avec la Cellule administrative et avec les différents services de la Direction ;
• Assurer l’intérim de son Responsable en son absence.

Profils recherchés

• Bonne connaissance de l'environnement institutionnelle ;
• Bonne connaissance réglementaire et de la déontologie ;
• Bonne connaissance en méthodologie de projet ;
• Bonne capacité rédactionnelle et aisance relationnelle ;
• Bonne connaissance des outils d'analyse et de développement d'activité ;
• Bonne connaissance des outils à sa disposition : progiciels, suite bureautique, etc. ;
• Sens du service public et des responsabilités ;
• Disponibilité, rigueur et polyvalence ;
• Sens du devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.