CHARGE DE CONCOURS EXAMENS H/F

Description des missions

Au sein du Service des études (15 pers.), sous l’autorité de l’Adjointe concours examens, au sein du pôle Concours (4 agents, répartis par disciplines artistiques), l’agent.e aura pour mission principale l’organisation d’un portefeuille de concours et d’examens, dont il est le référent.e.

Profil recherché

Au sein du Service des études (15 pers.), sous l’autorité de l’Adjointe concours examens, au sein du pôle Concours (4 agents, répartis par disciplines artistiques), l’agent.e aura pour mission principale l’organisation d’un portefeuille de concours et d’examens, dont il est le référent.e.Le poste implique une forte capacité d’organisation, de coordination et de gestion simultanée de dossiers, dans un environnement rythmé par des échéances contraintes et une forte saisonnalité d’activité. Il/elle est un interlocuteur identifié des candidats, étudiants, jurys, enseignants et partenaires internes et externes.Compétences principales mises en œuvre :Compétences techniques :- Excellente maîtrise du pack Office (Word, Excel) : utilisation fluide des tableaux croisés dynamiques appréciée, - Aisance et appétence pour informatique et numérique (utilisation de Cadence, base de gestion des concours, examens et scolarité)aisance sur le web et sur ses outils- Anglais apprécié pour le contact avec les candidats étrangersSavoir-faire :- Savoir s’adapter et participer au changement ;- Maîtriser les délais et savoir anticiper, savoir organiser son activité et hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances ;- Goût et aptitude pour le contact et la communication : savoir communiquer avec un public ;- Savoir détecter les anomalies et alerter sur les situations à risques ;- Savoir travailler en équipe ; Autonomie- Avoir l’esprit de synthèse et savoir rédigerLe Conservatoire national supérieur musique et danse de Lyon est un établissement public administratif placé sous tutelle du ministère de la Culture. Lieu de formation et de création, le Conservatoire national supérieur musique et danse de Lyon forme les talents de demain : une grande école d’excellence et d’innovation à l’écoute des artistes étudiants musiciens et danseurs dans leur aventure d’apprentissage de la scène, de la médiation et de l'enseignement. Le conservatoire est adossé au schéma européen du cursus sur le modèle LMD (Licence-Master-Doctorat). Il compte plus de 600 étudiants inscrits répartis entre différentes formations : musiciens, danseurs et formation à l’enseignement musique et danse. Il est composé de 190 enseignants et de 70 personnels administratifs et techniques. • Gestion et suivi administratif et logistique des candidatureso Information, accompagnement de candidatso Analyse de pièces fournies et validation des dossiers d’inscriptiono Suivi des candidatures, désistements et respect des règleso Organisation logistique, ordres de passageo Echanges avec les candidatso Transmission de documents (convocation aux épreuves, attestation d’inscription...) o Suivi opérationnel via les applications dédiées (Cadence concours et Muvac)o Remontées auprès du prestataire de maintenance des applications• Suivi opérationnel et logistique des juryso Organisation et coordination (convocations, lettres d’engagement, repas, gestion de frais, accueil le jour J)o Accueil et accompagnement de jurés, signalétique, appariteur·rices, candidats le jour J• Organisation et coordinationo Elaboration du planning avec les différents intervenants et dans le cadre du planning général défini par l’adjointeo Suivi opérationnel, en présentiel le jour Jo Coordination des intervenants, notamment les accompagnateurso Coordination avec le pôle formations et recherche, les services et les prestataires externeso Evaluation de besoins techniques et matériels en lien avec la Régie et le Patrimoineo Réservation de salles de chauffe via le logiciel Asimuto Participation à l'information et à la formation des agents recrutés en appui• Préparation de documentso Recueil et publication des programmes en lien avec les étudiants, les professeurs, le service communication et la médiathèque o Constitution de dossiers, partitionso Rédaction des procès-verbaux, publication des résultats• Mises à jour de supports à destination interne ou externe• Réunions hebdo du pôle concours, mensuelles du service• Traitement des dossiers d’inscription en septembreo Suivi des dossiers des étudiants en lien avec les outils de gestion du service, contrôle des dossiers, relances paiementso Interface avec les plateformes nationales étudiantes (CVEC, CROUS, etc.) pour les déclarations, vérifications de situation, suivi • Contribution à l’amélioration continue de la vie du serviceSavoir-être : - Excellentes qualités relationnelles et sens de la communication avec des interlocuteurs variés (candidats, étudiants, enseignants, accompagnateurs, jurys, présidents de jurys, etc…)- Sens de l'organisation, aptitude à la polyvalence et rigueur, disponibilité et sens de l’écoute, discrétion, diplomatie.Le service des études (15 pers) organisé en 2 pôles (Formations, et Concours-Examens VAE) a en charge la mise en œuvre, le suivi et l'expertise de l'ensemble des procédures qui conduisent à la délivrance des diplômes. Il organise le recrutement des étudiants, participe à la mise en œuvre du projet d'établissement en matière de scolarité et s’assure de sa modélisation sur logiciel informatique. Il participe à l'élaboration et au développement de l'offre de formation de l’établissement. Il s’attache à prendre en compte des situations individuelles et collectives des étudiants, dont la santé notamment, accueil des étudiants étrangers, mise en œuvre de la charte éthique.Liaison hiérarchique : sous l’autorité de l’adjointe à la cheffe du service des études - responsable du pôle concours/examens.Le service des études, sous la direction de la cheffe de service des études qui encadre et coordonne une équipe de quinze personnes. Ce service est organisé en deux pôles : « concours - examens » et « formations et recherche » Liaisons fonctionnelles : les missions de la personne sont effectuées en liaison avec les directeurs pédagogiques, les enseignants, chefs de départements pédagogiques, les gestionnaires de scolarité, y compris ceux placés dans d’autres services ainsi qu'avec l’ensemble des services administratifs et techniques