Assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Assurer le secrétariat général, le suivi administratif, financier et pédagogique du conservatoire, contribuer à l’accueil des usagers et accompagner la direction dans la mise en œuvre du projet d’établissement.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

1. Assistance de direction :
Gestion de l’agenda du directeur.
Préparation et suivi des réunions.
Rédaction de courriers, comptes rendus et notes administratives.
Gestion des dossiers administratifs et archivage.
Suivi des décisions et échéances.

2. Gestion administrative des usagers :
Accueil physique, téléphonique et numérique des familles et élèves.
Information du public sur les cursus, inscriptions et manifestations.
Gestion des inscriptions et réinscriptions.
Suivi des dossiers administratifs des élèves.
Gestion des listes d’attente et des affectations.

3. Suivi pédagogique :
Mise à jour du logiciel de gestion du conservatoire.
Élaboration et diffusion des emplois du temps.
Organisation des examens, auditions et évaluations.
Préparation des jurys et convocations.
Suivi des absences élèves et enseignants.

4. Gestion financière et comptable :
Établissement et suivi des devis.
Suivi des recettes liées aux inscriptions.
Contrôle des factures.
Suivi budgétaire de premier niveau.
Relations avec les services financiers de la collectivité.

5. Organisation des manifestations :
Participation à l’organisation logistique des concerts, auditions, spectacles et actions culturelles.
Réservation des salles.
Gestion des inscriptions aux événements.
Coordination administrative avec les partenaires.

6. Communication :
Mise à jour des supports de communication.
Gestion des affichages.
Participation à l’animation du site internet et des réseaux sociaux de la collectivité.
Diffusion des informations aux familles et enseignants.

Activités complémentaires :
Participation ponctuelle aux manifestations en soirée ou le week-end.
Renfort administratif auprès du pôle culture / événementiel
Contribution aux démarches qualité et au projet d’établissement.

Profils recherchés

Compétences requises :

Savoirs :
Fonctionnement des collectivités territoriales.
Connaissance du secteur de l’enseignement artistique appréciée.
Techniques administratives et bureautiques.
Règles de gestion des données personnelles.

Savoir-faire :
Maîtrise des outils bureautiques.
Qualités rédactionnelles.
Gestion simultanée de plusieurs dossiers.
Organisation d’événements.
Utilisation de logiciels métiers de conservatoire.

Savoir-être :
Sens de l’accueil et du service public.
Discrétion professionnelle.
Rigueur et autonomie.
Diplomatie.
Esprit d’équipe.