Assistant de direction - Direction des Sports (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur des Sports, est en charge de :
- Assurer le suivi administratif, fonction du cadre défini sur les services de la Direction, sur les procédures à appliquer ;
- Organiser la vie professionnelle du Directeur en lui apportant une aide permanente en termes de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers ;
- Gérer les boîtes mails de la Direction ;
- Gérer, coordonner et suivre le dispositif « Évaluations annuelles » ;
- Gérer les réunions (programmation, préparation, compte rendue…) ;
- Gérer Incovar.

Missions / conditions d'exercice

* Activités et tâches :
- Assurer le suivi du cadre administratif défini et des procédures qui en découlent avec tous les services pour la Direction ;
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction (courriers, documents, tableaux, rapports, notes diverses pour les réunions…) ;
- Saisie de documents numériques et réalisation de travaux bureautique ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction ;
- Gérer le classement et la documentation personnelle ;
- Suivre les projets et activités de la Direction ;
- Réunions : Organiser, planifier et assister et rédaction de comptes rendus ;
- Gestion agenda et emploi du temps du Directeur, priorisation ;
- Prises de notes, rédaction et mise en forme tous types de documents (courriers, mails, notes…) ;
- Suivi de dossiers et directives que le Directeur transmet aux Responsables (relances).

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
- Interne : avec les élus, les directeurs, les différents responsables de services de la direction, les administratifs des services DEH et autres services de la collectivité, lien avec les assistantes de direction des autres directions du Pôle ;
- Externe : avec les associations, public, les prestataires, les organismes privés et de L’État.

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions de travail particulières :
- Horaires décalés : Ponctuellement, en fonction des besoins du Directeur.

* Sujétions particulières liées à l’emploi :
- Relation à l’usager.

Profils recherchés

* Compétences professionnelles :
- Sens de l’organisation, bon relationnel, sens du contact ;
- Rigueur, réactivité, précision, faculté d’adaptation ;
- Aisance écrite et orale ;
- Grande Autonomie, discrétion, confidentialité.

* Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Forte.

* Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.