Assistant administratif pôle accueil famille (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La ville des Pavillons-sous-Bois, une commune dynamique et en pleine croissance de la Seine-Saint-Denis, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour la Direction Education, Jeunesse et Sport. Sous la responsabilité de la Directrice Education, Jeunesse et Sport, au sein du pôle Accueil Famille, vous assurez le soutien administratif, organisationnel et transversal de la Direction en garantissant la coordination des activités, la fiabilité des procédures (financières, RH, administratives) et la continuité du service aux familles.

Missions / conditions d'exercice

Assistance à la Direction
- Gérer l’agenda et l’organisation des réunions de la Direction
- Assurer le suivi du courrier et des circuits de validation
- Préparer les comptes-rendus et coordonner les activités administratives de la Direction
Gestion administrative des familles
- Gérer la facturation et assurer le lien avec le service financier
- Suivre et optimiser le portail familles (inscriptions, paramétrage, accompagnement des usagers)
- Être référent des outils numériques destinés aux familles
Gestion des ressources humaines
- Assurer le suivi administratif des agents (contrats, absences, congés, temps de travail)
- Faire le lien avec le Direction des Ressources Humaines, notamment sur les situations individuelles
- Suivre les effectifs, les mouvements de personnel et la logistique de la Direction
Suivi des actes administratifs
- Assurer le suivi des conventions, décisions, et délibérations
- Préparer les dossiers destinés aux élus
- Veiller au respect des procédures et des délais administratifs
- Centraliser les documents règlementaires, mettre à jour les tableaux de bord et contribuer à l’amélioration des procédures internes

Profils recherchés

- Expérience réussie sur un poste similaire appréciée ;
- Maîtrise de l’outil informatique (utilisation de Concerto appréciée) ;
- Aisance relationnelle, sens de la communication et forte adaptabilité à des interlocuteurs variés ;
- Respect des obligations de discrétion professionnelle ;
- Réactivité, rigueur, disponibilité et sens du service public.