Chargé d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps non complet, 17h30 hebdomadaire

Télétravail

Non

Management

Non

Experience souhaitée

Expert

Descriptif de l'emploi

Établissement public relevant de la fonction publique territoriale, Ports de Normandie prend la forme d’un Syndicat mixte réunissant la Région Normandie, les Départements de la Seine Maritime, de la Manche et du Calvados, ainsi que les Communautés d’Agglomération Dieppe Maritime, Caen la Mer et Le Cotentin, qui en sont membres et financeurs.

Ports de Normandie a pour mission :
- de gérer et d’aménager le domaine portuaire (ponts et écluses, quais et terre-pleins, bâtiments et infrastructures) ;
- de garantir la sécurité et la sûreté des accès nautiques (manœuvre des ponts et écluses, dragage, coordination avec la capitainerie) ;
- de mettre en œuvre une politique de développement durable en accompagnant l’évolution et le déploiement des activités portuaires de transmanche et croisière, de commerce, de pêche, de plaisance et de réparation navale dont l’exploitation est confiée à des délégataires.

Ports de Normandie compte 145 agents répartis sur 6 sites, organisés autour de la Direction Générale, de trois directions techniques et de trois directions administratives dont la Direction de la Communication.

Missions / conditions d'exercice

Au sein de la DIRCOM, sous l'autorité de la Directrice, vos missions consistent à :

1. Missions d’accueil :
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur place ou par téléphone et assurer l’accueil téléphonique des 2 autres sites si besoin,
- Réceptionner distribuer et expédier le courrier en lien avec le siège de Ports de Normandie,
- Gérer les clefs des bâtiments,
- Gérer les contrats courriers et fontaines à eau,
- Aider ponctuellement à l’organisation matérielle des réunions (préparation des salles, prévision de mise à disposition de matériels…),
- Reporter tout incident afférent à la sécurité, la sureté et l’environnement.

2. Missions moyens généraux : Référente sur les sites de Dieppe (remontée des besoins au gestionnaire « Moyens Généraux » et gestion des réapprovisionnements)
- Suivre les fournitures administratives, consommables informatiques (hors achats petits matériels gestion service DSI),
- Gérer l’alimentation courante, produits d’entretien,
- Flotte automobile : gérer les demandes de cartes, informer les services des dates des contrôles techniques à effectuer, être la référente auprès des agents de Dieppe pour toutes questions relatives à l’utilisation des véhicules, vérifier les équipements (extincteur, gilet, triangle, assurance, constat)
- Être la référente sur le site de Dieppe (quai du Carénage) pour l’inventaire mobilier.

3. Missions communication :
- Assurer la mise à jour de fichiers, la revue de presse quotidienne et hebdo, l’organisation des journées du personnel…

CONDITIONS D’EMPLOI
• Lieu d’affectation : Dieppe,
• Titulaire du permis B,
• Emploi à temps non-complet (50 %), horaires fixes,
• Titres restaurant,
• Participation mutuelle/prévoyance labelisée,
• Primes : régime indemnitaire mensuel.

Profils recherchés

Compétences technologiques, rédactionnelles et organisationnelles :
- Maitriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie électronique) et les méthodes de secrétariat,
- Maîtriser les règles d’expression orale et écrite de qualité,
- Collecter, synthétiser et restituer des informations.

Connaissances :
- Connaître le fonctionnement et l’organisation des services, des directions,
- Maîtriser les circuits et les procédures administratives en vigueur dans son domaine d’activité,
- Connaître le domaine portuaire.

Comportements professionnels attendus :
- Être en empathie, d’humeur égale, chaleureux, calme,
- Avoir des qualités d’écoute et le sens de la confidentialité, être discret,
- Gérer avec pertinence le reporting,
- Être organisé, rigoureux, polyvalent, méthodique et savoir anticiper,
- Être disponible, ponctuel, réactif et autonome.
Compétences relationnelles :
- Savoir rendre compte et faire remonter l’information auprès de son responsable,
- Travailler en équipe et en collaboration avec d’autres services,
- Savoir accueillir physiquement et/ou téléphoniquement en fonction des contraintes (avoir la capacité de reporter ou de rediriger les demandes).

Niveau du diplôme requis :
Diplôme en secrétariat (Bac ou équivalent).