Assistant administratif

DESCRIPTION DU POSTE Placé/e sous la responsabilité de la directrice du secrétariat général, vous assurerez les missions principales suivantes : Pour le Secrétariat général :

• préparation des réunions de la municipalité (convocation, constitution de dossiers, organisation, …)
• suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise à la signature du directeur général et des directeurs généraux adjoints et transmission dans les services municipaux ou au secrétariat des élus)
• renfort pour la préparation des dossiers du conseil municipal
• participation au processus d'envoi des actes réglementaires au contrôle de légalité, à la publicité des actes
• rédaction, saisie et mise en forme de courriers, courriers électroniques, notes, comptes rendus, documents divers

Pour la direction générale :

• tenue des agendas, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, et préparation de dossiers pour le directeur général et les deux directeurs généraux adjoints
• organisation de réunions, rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de multiples acteurs, (logistique relative à l'organisation de réunions, mise à jour des dossiers, transmission des informations)
• vous êtes le relais avec les services
• vous anticipez, mettez en œuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du directeur général et des directeurs généraux adjoints
• organisation des espaces physiques et numériques de travail du directeur général et des directeurs généraux adjoints : classement, archivage, plan de classement, disques réseaux, fichiers partagés
• gestion des congés du directeur général et des directeurs généraux adjoints,
• suivi administratif de projets coordonnés par la direction générale (missions et projets transverses)

Activités complémentaires :

• coordination avec l'assistante de direction du maire et remplacement possible pendant des périodes de congés
• soutien et transfert de connaissance avec les deux agents du service courrier, remplacement pendant les périodes de congés
• assurer le suivi et la gestion de la comptabilité de la direction, référent pour les commandes de fournitures pour la direction

CONDITIONS DU POSTE

Poste à temps complet - rémunération statutaire de catégorie B de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire mensuel + prime annuelle Congés annuels : 25 CA + 17 RTT

VOS AVANTAGES

Remboursement des titres de transport (75 %) Participation à la mutuelle santé et à la prévoyance Restaurant d'entreprise Adhésion gratuite à l'organisme Plurélya (CE)

• Formation Bac+2 minimum
• Discrétion et confidentialité
• Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction souhaitée
• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
• Maîtrise de l'informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …)
• Sens de l'organisation : anticipation, planification, respect des délais, gestion des priorités et des imprévus
• Qualités rédactionnelles
• Esprit d'initiative, autonomie, savoir rendre compte
• Esprit d'équipe, sens du travail en transversalité
• Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public