Chargé d'accueil, instructeur CNI/Passeport et agent d'état civil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la responsable du service Population, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la qualité du service public en représentant l'image de la collectivité.

À ce titre, vous accueillez, orientez et renseignez le public dans ses démarches administratives. Vous êtes chargé(e) de l'instruction des dossiers de cartes nationales d'identité et de passeports, en veillant au respect de la réglementation et des procédures en vigueur.

De manière ponctuelle, vous participez également à la gestion des dossiers liés à l'état civil et apportez un appui au service en fonction des besoins.

Missions / conditions d'exercice

Vous assurerez principalement les missions suivantes :

- Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers : recevoir, filtrer et orienter le public, utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition, adapter sa communication à des publics différents,
- Renseigner et orienter le public (usagers, élus, agents municipaux, ..) : délivrer des renseignements oraux et écrits complets, concis,
- Collecter, trier et diffuser les informations : rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations, gérer le courrier arrivée et départ,
- Traiter les dossiers et saisir des documents pour l'activité de tous les services : prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous types de documents, comptes rendus, gérer et actualiser une base d'informations, vérifier la validité des informations traitées, gérer des invitations,
- Assurer la gestion de l'information, classer et archiver les documents : organiser le classement et l'archivage de dossiers,
- Planifier et assurer un suivi des dossiers : gérer les agendas de la collectivité (salle, prêt de véhicules et matériels divers, ...), prendre et organiser les rendez-vous, assurer l'organisation des réunions et des missions, renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- Instruire les dossiers de passeport et de carte d'identité : instruire les demandes en présence des usagers et de leurs familles, gérer le planning de rendez-vous en lien avec l'agent d'accueil, assurer le traitement administratif et le suivi des dossiers, instruire les demandes d'attestation d'accueil, gérer les relations avec la Préfecture et le CERT.
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil : établir différents actes d'état civil dans le respect des procédures administratives de réception et de contrôle,
- Assurer la tenue administrative des registres d'état civil : actualiser et contrôler l'exactitude des renseignements consignés dans les registres,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : délivrer des renseignements et explications oraux et écrits complets sur les services de l'état civil, utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition, recevoir, filtrer et orienter le public de manière générale.

Profils recherchés

Profil et qualités requises :

- Être titulaire d'un Baccalauréat ou BEP dans le domaine administratif,
- Avoir de l'expérience sur un poste similaire dans la fonction publique serait apprécié,
- Maîtriser le domaine de l'état civil,
- Connaître les règles de fonctionnement des collectivités territoriales,
- Savoir faire face à des situations conflictuelles et gérer les publics difficiles,
- Avoir un langage correct et faire preuve de calme et diplomatie,
- Maitriser Excel, Word et Power Point, ainsi que les techniques rédactionnelles,
- Savoir être autonome et faire preuve de rigueur dans l'exécution de ses missions,
- Être discret et respecter la confidentialité,
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie et la respecter, travailler, partager et échanger avec l'équipe sur l'activité et faire preuve de grandes qualités relationnelles,
- Être disponible, savoir adapter ses horaires en fonction des besoins du service.

Avantages :

- Mutuelle
- RIFSEEP
- CNAS