Secrétaire général de mairie (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps non complet, 28h00 hebdomadaire

Management

Oui

Experience souhaitée

Expert

Rémunération indicative

NC

Descriptif de l'emploi

Le secrétaire générale de mairie assure, sous l’autorité du maire, la préparation et la mise en œuvre des décisions du conseil municipal et contribue au bon fonctionnement administratif, financier et juridique de la commune.
Dans une commune rurale de moins de 500 habitants, il constitue un interlocuteur administratif central, assurant une grande polyvalence et travaillant en relation directe avec le maire, les élus, les habitants, les services de l'État, les organismes publics et les différents partenaires de la collectivité. Il veille à la régularité des actes et au respect des procédures applicables aux collectivités territoriales.

Missions / conditions d'exercice

A. Administration générale
- Accueillir, informer et orienter les habitants
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie
- Recevoir, enregistrer et traiter les demandes des administrés
- Rédiger les courriers, attestations, certificats et documents administratifs
- Assurer le classement et l'archivage des documents
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
- Préparer les dossiers soumis au maire et au CM (propositions / dossier de présentation / contrats / suivi juridique / ...)
- Assurer le suivi administratif des dossiers de la commune
- Veiller au respect des délais et échéances administratives
- Assurer une veille réglementaire concernant les compétences et obligations de la commune
- Création des documents de communication
- Assurer l'accueil des nouveaux habitants, leur inscription et les accords RGPD
- Assurer le respect des RGPD

B. Conseil municipal et actes administratifs
- Préparer les séances du CM avec le maire
- Préparer les convocations et documents nécessaires aux réunions
- Assurer la rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus
- Préparer et assurer le suivi des délibérations, dématérialisation et registration
- Préparer les décisions et arrêtés du maire
- Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (plateforme spécialisée)
- Assurer la publicité et l'affichage des actes
- Tenir à jour les registres réglementaires
- Assurer le suivi des suites données aux décisions du CM
- Assurer une veille juridique des lois encadrant les décisions du CM et du maire

C. État civil
- Recevoir et enregistrer les actes d'état civil
- Constituer et mettre à jour les dossiers de mariage
- Préparer les actes et formalités liés aux naissances, mariages, changement de nom prénom, et décès
- Assurer les formalités relatives au PACS
- Délivrer les copies et extraits d'actes
- Assurer les mentions marginales et mises à jour des actes
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil
- Relayer les informations aux diverses collectivités et autres organismes en lien avec l'état civil
- Assurer les formalités liées aux décès et aux opérations funéraires
- Assurer le suivi administratif du cimetière communal
- Assurer la gestion du plan du cimetière (logiciel PAO)

D. Élections
Sous l'autorité du maire :
- Tenir et mettre à jour les listes électorales
- Assurer le suivi des inscriptions et radiations
- Préparer l'organisation matérielle des scrutins
- Préparer les documents nécessaires aux opérations électorales
- Assurer les formalités relatives à la tenue du bureau de vote
- Participer à l'établissement des procès-verbaux et à la transmission des résultats
- Assurer le suivi des échéances électorales
- Accompagner les élus lors des élections

E. Finances communales
Sous l'autorité du maire :
- Assurer le lien avec le maire et le conseiller aux décideurs locaux
- Préparer les budgets de la collectivité
- Participer à l'élaboration des budgets primitifs
- Préparer les décisions modificatives et autres documents budgétaires
- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire
- Suivre les crédits disponibles
- Préparer les mandats de dépenses et titres de recettes
- Assurer le suivi des factures, des recettes et dépenses
- Préparer les documents nécessaires aux comptes financiers uniques
- Suivre la gestion comptable et les relations avec le comptable public
- Préparer les demandes de subventions et respecter les délais
- Assurer le suivi administratif et financier des subventions obtenues
- Suivre les emprunts, contrats et conventions de la commune

F. Urbanisme et affaires foncières
- Accueillir et renseigner les administrés sur les démarches d'urbanisme
- Enregistrer et suivre les demandes d'autorisation d'urbanisme relevant de la commune (plateforme spécialisée)
- Assurer la transmission des dossiers aux services compétents
- Suivre les déclarations préalables, permis et certificats d'urbanisme
- Assurer le suivi administratif des dossiers d'urbanisme
- Préparer les documents et courriers relatifs aux procédures foncières
- Assurer le suivi des acquisitions et cessions immobilières de la commune
- Tenir à jour les dossiers relatifs au patrimoine communal
- Assurer une veille juridique

G. Gestion du personnel communal
Sous l'autorité du maire :
- Assurer la gestion administrative des agents communaux
- Préparer les contrats et actes relatifs aux agents
- Préparer les éléments nécessaires à la rémunération (logiciels spécialisés)
- Suivre les plannings, congés et absences
- Assurer le suivi des carrières et situations administratives
- Préparer les dossiers relatifs aux recrutements
- Assurer le suivi des obligations liées à la gestion des ressources humaines
- Préparer les documents nécessaires aux instances ou organismes compétents

H. Gestion du patrimoine et des services communaux
Sous la direction des élus habilités :
- Assurer le suivi administratif des bâtiments communaux
- Suivre les contrats de maintenance et d'entretien
- Assurer le suivi des assurances de la commune
- Suivre les contrats
- Participer au suivi de gestion de l'entretien des espaces publics et de la voirie
- Suivre les interventions des entreprises et prestataires, les devis et commandes soumis à validation du maire
- Tenir à jour les dossiers techniques des bâtiments et équipements communaux

I. Relations avec les institutions et partenaires
- Assurer les relations administratives courantes avec la préfecture et les services de l'État, la sous-préfecture, le conseil départemental, le conseil régional, l'intercommunalité, le service de gestion comptable, les services instructeurs de l'urbanisme, le centre de gestion, les organismes sociaux, les concessionnaires et fournisseurs, les associations locales, les entreprises intervenant pour la commune.

Profils recherchés

COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

A - Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance du rôle et des compétences du maire et du conseil municipal
- Connaissance des règles relatives aux actes administratifs
- Connaissance des procédures d'état civil
- Connaissance des règles budgétaires et comptables des communes
- Connaissance des règles électorales
- Notions légales en droit de l'urbanisme
- Notions légales en gestion des ressources humaines (CGCT)
- Très bonne maîtrise obligatoire des portails et logiciels métiers (SDIS, CHORUS, PEPS, NET ENTREPRISE, SPL Xdemat, OPEN ADS, suite Microsoft, suite Adobe (logiciels de PAO), suite Berger Levrault (obligatoire), ...)
- Connaissance de l'orthographe
- Gestion experte de l'évolution du PLU
- Gestion administrative des polices spéciales du maire

B - Savoir-faire :
- Rédiger des courriers et actes administratifs et dossiers administratifs
- Organiser et planifier les échéances
- Utiliser les logiciels et les applications professionnelles (plateformes des cotisations et autres)
- Rechercher une information réglementaire
- Identifier les interlocuteurs compétents
- Préparer un budget, suivre l'exécution
- Accueillir et renseigner
- Gérer plusieurs dossiers simultanément
- Respecter les délais
- Mise en place d'une identité visuelle
- Maîtrise des techniques de communication et de l’information

C - Savoir-être
- Grande polyvalence
- Organisation et rigueur
- Autonomie
- Discrétion et confidentialité
- Sens du service public
- Capacité d'écoute
- Disponibilité
- Diplomatie
- Capacité à travailler en relation directe avec les élus
- Capacité à gérer les situations urgentes ou conflictuelles avec calme

RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes : élus et agents communaux
Relations externes : habitants, usagers, État, collectivités locales, organismes publics, entreprises, associations.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Le poste nécessite une haute polyvalence compte tenu de la taille réduite de la collectivité et une bonne connaissance de la ruralité. Le secrétaire générale de mairie doit notamment être capable de :
- travailler de manière autonome
- assurer la continuité du service administratif
- gérer des dossiers relevant de domaines très différents
- respecter des échéances réglementaires parfois rapprochées
- alerter le maire lorsqu'une décision nécessite une expertise ou une validation particulière
- assurer une présence et un accueil de qualité auprès des administrés
- savoir se rendre disponible
Il peut être amenée à participer à certaines réunions du CM, commissions ou réunions.

RESPONSABILITES
Le secrétaire générale de mairie est responsable de la bonne exécution des missions administratives qui lui sont confiées, elles sont pénales et administratives.
Il assure notamment la fiabilité des documents administratifs préparés et le respect des procédures ainsi que la confidentialité des informations dont il a connaissance. Il
alerte du maire en cas de difficulté juridique, financière ou administrative.
Il agit sous l'autorité du maire et ne se substitue pas à celui-ci dans l'exercice de ses compétences propres.

PROFIL recherché
Une expérience dans une collectivité territoriale rurale de petite taille est demandée, pour une capacité opérationnelle immédiate.
La capacité à apprendre rapidement et à rechercher l'information réglementaire est particulièrement importante pour ce poste.
La maîtrise des logiciels spécialisés est déterminante.
La capacité proactive juridique et la capacité d'adaptation sont essentielles en ruralité.