Responsable administration générale (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Attaché
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La ville de Noyon recrute pour sa Direction des Affaires Générales, son responsale des affaires générales (H/F).
En appui et sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, le responsable des affaires générales est en charge de la gestion administrative et juridique des assemblées

Missions / conditions d'exercice

1. Organisation et gestion des assemblées délibérantes de la Ville :
- Piloter l'organisation des instances municipales (conseils, commissions et réunions préparatoires) : planning, convocations, envoi des dossiers dématérialisés, préparation et suivi des réunions tout en étant garant.e du respect des délais et du formalisme
- Préparer les dossiers correspondant pour les élus et la Direction Générale
- Rédiger les rapports et délibérations relatifs au service du secrétariat général (avec l'appui de la cellule juridique)
- Centraliser, vérifier et harmoniser les projets de délibération de l'ensemble des services et la synthèse des décisions de M. le Maire
- Rédiger les comptes rendus des séances des conseils
- Assurer la télétransmission des actes au contrôle de légalité
- Notifier les délibérations, décisions et arrêtés aux services
- Organiser et veiller au respect de l'affichage légal et à la publication des actes
- Assurer la tenue des registres des assemblées
- Veiller au classement et archivage des actes administratifs

2. Appui au Directeur Général des Services
- Gérer l'agenda du DGS et organiser les rendez-vous et réunions
- Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et comptes rendus, ...
- Répondre aux sollicitations internes ou externes (mails, courriers)
- Suivre les projets et activités de la Direction générale
- Assurer le lien fonctionnel entre la Direction générale et les services
- Assurer le suivi des réunions du Comité de Direction et des tableaux de bord des groupes de projets
- Tenir le planning des congés des membres du Comité de Direction

3. Gestion du courrier
- Assurer le suivi de la gestion du courrier entrant de la collectivité (enregistrement, attribution et diffusion)
- Assurer la circulation du courrier interne et des parapheurs (enregistrement, diffusion, suivi des demandes et réponses internes)
- Assurer le lien avec le Cabinet de M. le Maire en matière de courrier

4. Gestion l'administration générale :
- Manager l'équipe (2-3 collaborateurs)
- Organiser l'activité du service
- Définir les procédures internes et veiller à leur respect
- Gérer le budget du service
- Veille juridique et règlementaire dans les domaines d'activité du service
- Contribuer à la mise en œuvre d'une stratégie d'accueil des publics en vue d'une qualité de service au public et d'une valorisation de l'image de la collectivité

5. Archives
- Réguler l'accès des services aux archives de la Ville

Environnement social du poste
- Travail en équipe
- Travail en relation direct avec les élus

Relation(s) interne(s) :
- Services
- Elus
- DGS
Relation(s) externe(s) :
- Partenaires institutionnels (Préfecture, sous-Préfecture..)

Profils recherchés

Formation supérieure en droit public ou management des collectivité territorial
Expérience dans le domaine des collectivités fortement appréciée.

Savoir-être :
- Faire preuve d'un esprit méthodique et d’un sens aigu de l’organisation.
- Rigoureux(se) et efficace dans la gestion et le suivi des dossiers.
- Grande aisance relationnelle, ce qui vous permet d’échanger facilement avec les autres services et les élus.
- Appétence pour le travaille en équipe.
- Grande discrétion professionnelle

Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle.
- Bonnes connaissances de l’organisation juridique et administrative et de l’environnement institutionnel territorial.
- Réelles qualités relationnelles et managériales.
- Sens de la pédagogie en rendant la matière juridique compréhensible à l’oral comme à l’écrit.
- Autonomie dans l’organisation de son travail : pragmatisme, réactivité, polyvalence, rigueur et disponibilité.
- Maitrise des outils informatiques métiers
- Maîtrise de la rédaction des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés...)