Secrétaire polyvalent(e) - Charge(e) d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers

Urbanisme, aménagement et action foncière > Droit des sols et information géographique

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

La commune d’EGUISHEIM recherche dans le cadre d’un remplacement temporaire d’un agent en arrêt maladie d’une durée d’environ 3 mois (Contrat susceptible d'être prolongé selon l'évolution de la situation médicale et des besoins du service) :

1 CHARGE(E) D’ACCUEIL (H/F)

Eguisheim : « un charme authentique au cœur du vignoble »

Si le sens du service public est votre priorité, que vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence et votre aisance relationnelle, et que vous souhaitez intégrer une équipe dynamique de plus de 20 agents dont 6 au service administratif, alors rejoignez-nous !

Berceau du vignoble alsacien de 1 775 habitants, Eguisheim est appuyé à de douces collines plantées de vignes. Situé à une altitude de 210 mètres, au cœur de l'Alsace, ce village viticole déploie les 339 hectares de son terroir à 5 km de Colmar et non loin de Strasbourg, Fribourg-en-Brisgau (Allemagne) et Bâle (Suisse).

Eguisheim, village actif et dynamique, est classé parmi les « Plus Beaux Villages de France » depuis 2003 et a décroché le titre de « Village préféré des Français » en 2013. Labellisé « 4 Fleurs » depuis 1989, médaille d'or du concours européen de l'Entente Florale en 2006… Eguisheim ne compte plus ses titres de noblesse !

Avec ses maisons à colombages colorées, ses ruelles pavées et son ambiance authentique, ce village médiéval attire chaque année des centaines de milliers de visiteurs. Eguisheim plaît pour sa taille modeste, son architecture unique, son fleurissement à profusion à la belle saison, mais aussi pour son charme authentique lors du Temps de Noël.

Premier visage de la commune et maillon essentiel du secrétariat, l'agent d'accueil assure le lien quotidien avec nos administrés et garantit la qualité du service rendu à la population. C'est tout le sens de ce poste en remplacement !

Votre rôle consistera, sous l’autorité directe du secrétaire général de mairie, à assurer les missions ci-dessous, en rapport essentiellement avec l’accueil :

Missions / conditions d'exercice

Accueil et relation citoyenne

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la mairie : écoute, conseil, soutien et réponse aux demandes simples ;
• Effectuer la primo-orientation du public, prendre les messages et hiérarchiser les demandes selon leur degré d’importance et d'urgence.

Voirie/stationnement

• Voirie : Information du public sur la réglementation locale applicable en la matière, délivrance des macarons de stationnement ;
• Traitement des R.A.P.O. (recours administratifs préalables obligatoires) en matière de stationnement.

Gestion des salles et équipements communaux

• Agent référent des locations de salle : gestion des contrats de location, tenue de l'agenda partagé, suivi des états des lieux ;
• Gestion des prêts de matériels (suivi des cautions/paiement) ;
• Concours à la tenue de la régie des produits divers (dont locations de salles).

Population, état civil et action sociale

• Concours à la tenue du fichier population et des registres d'état civil ;
• Recensement citoyen - tous actes d'administration s'y rapportant (convocations, déclarations trimestrielles, diplômes…) ;
• Suivi de la base d’adresses locales ;
• Attestations d'accueil : réception et suivi des dossiers, vérifications ;
• Plan d'alerte et d'urgence : participation au suivi des procédures en cas de déclenchement (échanges téléphoniques avec les personnes âgées).

Secrétariat polyvalent et communication institutionnelle

• Rédaction, saisie, mise en forme et édition de courriers et documents administratifs de toute nature ;
• Concours au lancement d’envois en nombre (invitations, diffusions diverses…) ;
• Concours à la tenue réglementaire des registres municipaux (délibérations, arrêtés municipaux : numérotation, tableau récapitulatif, reliures) ;
• Classement/archivage de documents.

Divers – missions exercées, selon profil et en appui ou en suppléance

• Urbanisme : réception et traitement de dossiers courants (certificats d’urbanisme, déclarations préalables…) : enregistrement, accusés de réception, affichage réglementaire et suppléance (lors des absences de l'agent référent) ;
• Finances : concours à la tenue de la comptabilité (saisie de mandats, création de tiers fournisseurs, de bons de commande, etc… ) ;
• Cimetière (primo-accueil) : renseignement des familles, identification des concessions et attribution de nouvelles concessions (en appui).

Profils recherchés

Savoir-faire :

• Expérience ou connaissances de l'environnement des collectivités territoriales (F.P.T.), des règles d'état civil, du secrétariat public ;
• Maîtrise de la langue française écrite et orale (orthographe, grammaire, syntaxe) ;
• Aptitude à la prise de notes ;
• Aisance informatique : pratique et maîtrise des outils bureautiques courants, et aptitude à l'utilisation de logiciels de gestion municipale ;
• Notions en finances publiques/urbanisme.

Savoir-être :

• Grandes qualités relationnelles ;
• Sens du service public ;
• Discrétion professionnelle, respect de la confidentialité ;
• Savoir s'organiser et gérer les priorités ;
• Capacités d'adaptation et d’initiative ;
• Grande rigueur ;
• Savoir travailler en équipe.

Temps de travail :

• 35h00/semaine en horaires variables sur 4,5 jours du lundi au vendredi (mercredi après-midi libre.)

Avantages :

• Régime indemnitaire ;
• Remboursement à hauteur de 75 % d’un abonnement/titre de transport en commun ;
• Forfait mobilité durable ;
• 13ème mois ;
• Prévoyance avec participation de l’employeur ;
• Mutuelle santé : participation aux frais de cotisation si adhésion à une mutuelle labellisée ;
• Adhésion au Groupement d’Action Sociale du Haut-Rhin.

Conditions du poste

• Type de contrat : CDD – Temps complet (remplacement arrêt maladie).
• Date de prise de fonction : Dès que possible.