Assistant services à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Sous la directive des élus, le ou la secrétaire de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l’équipe municipale. Il ou elle est l’interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, de l’urbanisme, des élections et de l’état civil. Elle coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques.
- Préparer et rédiger les documents budgétaires et comptables.
- Préparer les actes d’état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Saisir des documents de formes et contenus divers.
- Gérer et actualiser une base d’informations.
- Rechercher des informations, notamment réglementaires.
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion.
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

2. Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et renseigner la population.
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Rechercher et diffuser les informations.
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

3. Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
- Photocopier et assembler des documents.
- Trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Rechercher et diffuser des informations.
- Préparer les dossiers pour les instances.
- Identifier les sources de documentation.

4. Planification et suivi :
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc).
- Utiliser des logiciels et des progiciels.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Travail en bureau
- Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus et liées à l’accueil du public
- Pics d’activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Sens du service public
- Autonomie et responsabilité relatives dans l’organisation du travail.

Profils recherchés

1. Savoir-faire (expériences) :
- Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques et juridiques).
- Bâtir une relation de confiance avec le maire.
- Monter des dossiers parfois complexes incluant une dimension juridique.
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses.
- Réaliser un budget.
- Connaître et savoir appliquer les règles des marchés publics et des contrats.
- Connaître et savoir appliquer les règles du statut FPT.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l’urbanisme (permis de construire…).
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités locales.
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil, et gestion des cimetières.
- Gérer les équipements municipaux (salle des fêtes…).
- S’adapter aux contraintes financières.
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire.

2. Savoir être (aptitudes) :
- Aisance relationnelle.
- Aimer le contact avec le public.
- Tenue et expression correctes.
- Sens de l’observation et de l’organisation.
- Capacité à travailler en équipe.
- Confidentialité et discrétion absolue.
- Rigueur, vigilance et réactivité.
- Patience, diplomatie.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Échanger avec les autres agents afin d'optimiser l'exécution des tâches qui lui sont confiées.