Assistant(e) d'accueil et secrétariat H/F

Le Crous de Strasbourg, compétent sur l'ensemble de l'académie de Strasbourg, est un opérateur de l'Etat dans le domaine de la vie étudiante. Ses missions se déclinent autour de :

• La restauration (restaurants universitaires, cafétérias…) : une offre de repas diversifiée, équilibrée et de qualité proposée dans 38 points de vente ;
• L'hébergement (chambres, studette ou colocation) : 5 575 places réparties dans 17 résidences ;
• L'accompagnement social : bourses, aides financières, accompagnement social et lutte contre le non-recours aux droits et prestations ;

Le soutien à la vie de campus et aux initiatives étudiantes, à travers notamment une programmation culturelle et un ensemble d'animation artistiques et sportives.

Pour accomplir ses missions, le Crous de Strasbourg peut s'appuyer sur une équipe de plus de 453 ETP de statuts différents. Il fait partie d'un réseau national, piloté par le Centre National des OEuvres Universitaires et Scolaires (Cnous).

Le Crous de Strasbourg est doté d'un budget de fonctionnement de 41 millions d'euros et d'un budget d'investissement variable selon les années, compris entre 5 et 20 millions d'euros.

Pour plus d'informations :

Accueil

• Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers (résidents, entreprises, partenaires).
• Traitement des demandes, orientation, filtrage, transmission
• Gestion du courrier et des colis
• Suivi des entreprises intervenantes (clés, avis de passage, etc.)
• Diffusion des supports de communication aux usagers
• Relais avec les personnels d'entretien et de maintenance
• Contact avec l'astreinte technique (matin/soir)
• Gestion SSI

Secrétariat & Gestion locative

• Accueil administratif des résidents (remise des clés, rendez-vous état des lieux)
• Suivi des départs (vérification comptable, états des lieux)
• Mise à jour des plannings (nettoyage, travaux, occupation)
• Gestion des clés et matériel à destination des usagers
• Rédaction de courriers, factures, saisie d'informations
• Traitement de la messagerie des résidences

Courts séjours

• Gestion des réservations (devis, vérification du statut, etc)
• Accueil (remise des clés, encaissement etc)
• Départs (vérification comptable, transmission à la gouvernante)

Relation avec la direction & coordination interservices

• Transmission des demandes de travaux et réparations
• Coordination avec les services administratifs
• Conseil auprès de la Direction (achats, procédures, travaux…)

Mandataire/régie

• Enregistrement comptable des redevances / demandes de remboursement en lien avec le Régisseur
• Facturation des loyers
• Saisie des encaissements
• Suivi comptable
• Lien régie
• Suivi relance remboursements

Dispositions communes relatives à la continuité et aux nécessités de service public :

Dans le cadre de ses missions et lorsque la continuité du service est engagée, l'agent peut être appelé dans la prolongation cohérente de ses activités principales à se voir confier toute autre tâche d'accueil ou administrative.

Dans les cas particuliers de sous-service, ou dans les cas exceptionnels (notamment urgence et remplacement) à exercer des activités relevant du même emploi-type de qualification comparable et sous réserve des aptitudes, des compétences et de formation requise par celui-ci.

Lorsque les fonctions temporairement occupées le justifient, un complément indemnitaire égal à la différence de rémunération de celles-ci avec celles ordinairement occupées par l'agent lui est versé au prorata temporis.

Connaissances


* Connaissance de l'environnement professionnel du Crous (monde universitaire), des règles et procédures d'attribution des logements (dossier résident-règlement intérieur-cautionnement, etc.)
* Connaissance de la structure du parc locatif
* Connaissance du règlement intérieur
* Maîtrise des outils de bureautique (Excel, Word, PDF)
* Langue étrangère souhaitée (anglais en priorité et une 2e langue étrangère vivement souhaitée) : résidence très cosmopolite avec plus de 79 nationalités représentées.


Compétences opérationnelles


* Capacité à prioriser ses tâches et à s'organiser
* Rédaction de comptes-rendus à la direction
* Capacité à gérer les urgences
* Facilité d'apprentissage des applications métier (H3, Réparations, Ebail, Ma Résidence, Visale, GarantMe)
* Habilitation électrique
* Notion de secourisme
* Flexibilité dans les horaires (6h/13h ou 13h/20h avec quelques services à assurer les week-ends en matinée selon nécessité de service)


Compétences comportementales


* Rigueur, précision et fiabilité
* Confidentialité, discrétion, neutralité et égalité de traitement du public
* Sens du contact et capacité à accueillir un public varié, cosmopolite et exigeant
* Maîtrise de soi et capacité d'adaptation
* Capacité à travailler en équipe et à transmettre l'information.