087 - Gestionnaire des Admissions H/F

Job Description

Situé dans le Bas-Rhin, à proximité de Strasbourg, capitale européenne, capitale de Noël, la région offre différentes possibilités de cadre de vie que ce soit dans les hauteurs, les plaines ou près des villes.

L’Etablissement Public de Santé Alsace Nord est le plus important hôpital psychiatrique d’Alsace couvrant 404 communes sur les 522 du département, soit 68% de la population adulte du Bas-Rhin (718 000 habitants), avec 8 secteurs de psychiatrie générale, 2 secteurs de psychiatrie infanto-juvénile et un secteur de psychiatrie en milieu pénitentiaire. Depuis le 1er juillet 2022, l’EPSAN est en direction commune avec l’hôpital La Grafenbourg, qui intervient dans le champ des personnes âgées.

L’établissement dispose de deux sites d’hospitalisation à temps complet (354 lits répartis à Brumath et Strasbourg) ainsi que 330 places réparties sur plus de 30 structures extrahospitalières, mais aussi de deux structures médico-sociales (FAM et MAS 64 lits), d’une USLD de 72 lits et d’un IFSI/IFAS.

L’EPSAN c’est 1.600 agents répartis sur le territoire au service de la santé mentale.

Le service des Admissions est rattaché au Pôle Finances, Parcours Patient et Communication.

Il assure la gestion administrative complète du patient, de son admission à sa sortie, en garantissant la fiabilité et la conformité du dossier administratif, le respect des obligations réglementaires spécifiques aux soins psychiatriques (notamment les soins sous contrainte) et la sécurisation de la facturation des séjours.

Il participe à la qualité de l’accueil et de l’information des patients, tout en veillant au respect des droits des usagers, de la confidentialité des données et à la coordination avec les équipes médicales, soignantes et administratives.

Le service des admissions est composé d’une équipe de 14 agents, encadrée par une attachée d’administration hospitalière.

Missions générales

Le gestionnaire administratif assure :

• La gestion administrative et analyse des dossiers patients:
  • Admission administrative du patient dans le logiciel GAM et contrôle de l’exhaustivité et de la conformité du dossier administratif ;
  • Vérification de l’identité du patient à l’aide des pièces justificatives d’identité dans le respect des règles d’identitovigilance ;
  • Contrôle et qualification de l’Identité Nationale de Santé (INS), conformément aux règles d’identitovigilance ;

• La gestion des mesures de soins sous contrainte :
  • Contrôle de la conformité réglementaire des documents et du respect des délais légaux (certificats médicaux, décisions administratives) ;
  • Mise à jour et suivi de l’échéancier des mesures de soins sous contrainte, avec anticipation des échéances réglementaires ;
  • Préparation des saisines destinées au Juge des libertés et de la détention (JLD) et traitement des ordonnances ;
  • Identification des situations nécessitant une vigilance particulière et alerte de la hiérarchie ou des professionnels concernés ;
  • Suivi et classement des dossiers ;

• La facturation des séjours et son processus de prise en charge :
  • Traitement de la facturation des séjours dans le logiciel GAM ;
  • Contrôle des éléments nécessaires à la prise en charge et à la facturation ;
  • Traitement et suivi des rejets et des contentieux de facturation ;
  • Traitement des situations relevant notamment de l’AME, ALD, des Soins Urgents ;
  • Communication avec les débiteurs, les organismes concernés et la Trésorerie publique ;
  • Optimisation des recouvrements.

• L’accueil :
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques internes et externes ;
  • Participation à l’accueil physique occasionnel ;
  • Transmission des certificats d’hospitalisation au patient ;
  • Information et orientation des patients dans le respect de leurs droits, de la confidentialité et du secret professionnel.

• Tâches transversales liées au fonctionnement du service.

Caractéristiques particulières du poste

Les caractéristiques particulières et contraintes du poste sont les suivantes :

Permanence régulière selon planning établi (08h30 – 17h)

Liaisons hiérarchiques :

• Directrice pôle Clientèle, Finances, Communication
• Attachée d’Administration Hospitalière du service des Admissions

Le poste nécessite une réelle capacité d’analyse et de raisonnement afin d’identifier les anomalies, de contrôler la conformité des informations et de mettre en œuvre les actions adaptées dans le respect de la réglementation.

Diplôme :

Bac +2 minimum en gestion ou juridique

Savoir- faire

• Contrôler, vérifier et croiser les informations issues de différentes sources afin de garantir la fiabilité du dossier patient ;
  • Suivre et anticiper plusieurs échéances réglementaires, notamment dans le cadre des soins sans consentement ;
  • Savoir travailler en autonomie et à prendre des initiatives dans son champ de compétence ;
  • Une très bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels métier ;
  • Gérer les priorités et les urgences tout en maintenant un niveau élevé de fiabilité ;
  • De bonnes capacités rédactionnelles permettant d’assurer une traçabilité ;
  • Savoir travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les professionnels médicaux, soignants et administratifs.

Savoir- être

Rigueur et fiabilité ;

• Esprit d’analyse et capacité de raisonnement ;

• Autonomie et sens des responsabilités ;

• Capacité à gérer le stress et les situations complexes ;

• Organisation et gestion des priorités ;

• Réactivité et capacité d’adaptation ;

• Esprit d’équipe et qualités relationnelles ;

• Disponibilité et implication ;

• Discrétion et respect du secret professionnel ;

• Sens du service public.

Spécialités ou connaissances complémentaires

• Bonne connaissance du fonctionnement hospitalier et du parcours administratif du patient ;

• Maîtrise de la sectorisation psychiatrique et des règles d’affectation des patients ;

• Maîtrise de la réglementation relative aux soins psychiatriques sans consentement et des délais réglementaires associés ;

• Connaissances en facturation hospitalière ;

• Très bonne maîtrise des outils informatiques et des logiciels métier ;

• Capacité à s’approprier rapidement de nouveaux logiciels et outils informatiques.

Poste ouvert à la mutation, au détachement ou pour un contractuel