Assistant.e de direction

Secteur

Culture et Patrimoine

Description de l'entreprise/de l'organisme

À l’étroit dans ses réserves actuelles situées dans le nord de la ville de Paris, le Centre Pompidou a souhaité se doter d’un espace plus vaste, bénéficiant d’installations parfaitement adaptées à la préservation de son patrimoine, et ouvertes aux innovations des métiers de la conservation/restauration.
Fort de sa mission de partager le plus grand nombre d’œuvres avec le public le plus diversifié possible et de son expérience sur les territoires – régionaux, nationaux ou internationaux –, le Centre Pompidou a volontairement conçu ce nouvel espace comme un lieu ouvert et partagé, destiné à accueillir une programmation riche, pluridisciplinaire, et inclusive, conçue en collaboration étroite avec les acteurs locaux.
Rendu possible grâce au partenariat noué avec la région Île-de-France, le département de l’Essonne, la communauté d’agglomération Paris-Saclay et la Ville de Massy, avec le soutien de l’État, le futur pôle francilien du Centre Pompidou ouvrira au printemps 2027 à Massy.

Description du poste

Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de :
1. Accueil et communication
- Tenir et coordonner l’agenda de la directrice déléguée (réunions, rendez-vous et visites institutionnelles ou professionnelles), en assurant leur organisation et leur suivi dans le cadre des relations publiques.
- Assurer le suivi et le traitement des contacts de la directrice déléguée
- Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants
- Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)

2. Gestion de l’information/secrétariat
- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes
- Saisir, mettre en forme des documents divers
- Rédiger des documents, des courriers administratifs
- Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts
- Préparer les documents à la signature de la directrice déléguée

3. Classement, archivage
- Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques)
- Assurer le tri, l’élimination ou le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique
- Planifier et assurer l’organisation logistique des déplacements en France et à l’étranger, le cas échéant.
- Planifier et assurer l’organisation des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,…), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion
- Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation

Description du profil recherché

· Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite
· Connaissance des techniques de secrétariat
· Connaissance de l’environnement administratif
· Connaissance appréciée du contexte des activités muséale
· Maitriser l’usage de la langue française (orthographe, syntaxe, …), être en capacité de rédiger des courriers simples ou récurrents,
· Gérer simultanément plusieurs activités en cours, et des demandes nombreuses et de diverses provenances (internes, externes)
· Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités identifiées
· Rédiger des notes ou des correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites
· Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission
· Hiérarchiser l’importance et l’urgence des demandes avant de les transmettre
· Prendre des initiatives de nature à faciliter le fonctionnement de sa direction
· Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
· Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques standards (traitement de texte, messagerie électronique, Internet)

Description de l'expérience recherchée

Qualifications
Statut du personnel contractuel du Centre Pompidou – Article 14 : […] Groupe II : baccalauréat du second degré, brevet de technicien supérieur ou tout diplôme de niveau équivalent ou, à défaut, 5 ans au moins d’expérience professionnelle dans un emploi de groupe I […] ou titulaire de la fonction publique relevant de la catégorie B.