Employée de mairie - Accueil, État civil et Assistance communication

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires par voie de détachement ( Art. L332-24 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il concerne un projet identifié ou une opération particulière. Le contrat proposé est de 12 mois au minimum, six ans au maximum, la durée dépendant du temps de réalisation du projet. Les fonctionnaires peuvent également postuler sur cette offre et pourront être recrutés par voie de détachement.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Intitulé du poste : Agent administratif polyvalent – Accueil, État civil, Assistance communication, organisation de cérémonies et évènements
Service : Administration générale / Accueil de la mairie
Position hiérarchique : Sous l'autorité du Maire et des adjoints

Missions / conditions d'exercice

Missions principales
1. Accueil et information du public
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés.
• Renseigner et orienter les usagers vers les services compétents.
• Gérer les prises de rendez-vous.
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
• Assurer la gestion des courriels génériques de la mairie.
2. Gestion de l'état civil
• Recevoir et instruire les demandes d'actes d'état civil (naissance, mariage, décès).
• Établir et délivrer les copies et extraits d'actes.
• Participer à la préparation administrative des mariages, PACS et parrainages civils.
• Assurer la mise à jour des registres d'état civil.
• Veiller au respect de la réglementation en vigueur et à la confidentialité des données.
3. Assistance administrative
• Rédiger des courriers, notes et comptes rendus.
• Mettre à jour les bases de données administratives.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Participer à l'organisation des élections et opérations de recensement.
4. Assistance communication
• Participer à la rédaction du bulletin municipal.
• Mettre à jour le site internet et les réseaux sociaux de la commune.
• Concevoir et diffuser des supports de communication (affiches, flyers, invitations).
• Participer à la promotion des événements municipaux.
• Collecter et mettre en forme les informations communales.
5. Organisation des cérémonies et événements de la collectivité
• Assurer le soutien administratif et logistique à la préparation et au déroulement des cérémonies officielles et manifestations communales.
• Gérer les invitations, les inscriptions et le suivi administratif des événements.
• Participer à l'accueil des invités et à la coordination pratique des manifestations en lien avec les services concernés.
• Veiller à la bonne préparation des moyens matériels nécessaires au bon déroulement des événements.

Profils recherchés

Compétences requises
Savoirs
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance de la réglementation de l'état civil.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Bonne maîtrise de l'expression écrite et orale.
Savoir-faire
• Accueillir et renseigner le public avec professionnalisme.
• Rédiger des documents administratifs.
• Utiliser les logiciels métiers de mairie.
• Organiser et prioriser les tâches.
Savoir-être
• Sens du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Rigueur et organisation.
• Aisance relationnelle.
• Polyvalence et autonomie.
• Esprit d'équipe.
• Conditions d'exercice Travail en bureau et au guichet d'accueil.
• Contact quotidien avec le public.

• Participation ponctuelle aux cérémonies, élections et manifestations communales.
• Respect des obligations de confidentialité liées aux données personnelles.
Profil recherché
• Formation administrative ou expérience dans une collectivité territoriale appréciée.
• Expérience en accueil du public souhaitée.
• Compétences en communication institutionnelle appréciées.
Temps de travail
• Temps complet ou temps non complet selon les besoins de la collectivité.
• Horaires correspondant à l'ouverture au public de la mairie.