Secrétaire de département

À propos de nous L'INSA Strasbourg est un établissement public d'enseignement supérieur situé sur le campus de l'Esplanade. Il accueille environ 2 000 étudiants ingénieurs et architectes et emploie 270 agents titulaires et contractuels. Ses missions portent sur la formation initiale, la recherche, la formation continue et la diffusion de la culture scientifique et technique. L'établissement propose 7 spécialités d'ingénieur, 6 formations par apprentissage et une formation d'architecte. Mission L'intéressé·e travaillera sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice des secrétariats de départements dans le cadre d'une suppléance d'au moins 4 mois, renouvelable sous condition. Activités principales :

• Assurer le secrétariat et la gestion administrative d'un département de formation
• Gérer les conventions de stages des étudiants ingénieurs
• Gérer les conventions et l'organisation des Projets de Fin d'Etudes (PFE) des étudiants ingénieurs de 5ème année
• Gérer les emplois du temps de formation d'ingénieur dans l'outil informatique dédié (ADE)
• Gérer les Projets Individuels de Formation (PIF) d'étudiants ingénieurs, notamment redoublants leur année
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière : conventions de stage, états de service, contrôle des heures de cours et des heures enseignants
• Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière
• Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, notes d'information, etc.)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Classer, archiver

Profil Connaissance, savoir : · Connaître l'organisation de l'enseignement supérieur et les cursus d'études : connaissance du rôle des acteurs et des instances, des règles de fonctionnement, des formations et des diplômes, de la structuration des enseignements, des calendriers • Maitriser les techniques d'accueil téléphonique et physique Savoir-faire :

• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, mail, ...). Une maitrise d'ADE et des outils de scolarité de la suite Cocktail serait un atout.
• Disposer de bonnes qualités d'expression écrites et orales.
• Comprendre la demande de l'interlocuteur et apporter une réponse personnalisée
• Travailler en équipe
• Respecter les délais
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Enregistrer et classer les documents
• Savoir rendre compte
• Savoir communiquer

Savoir-être :

• Capacité relationnelles
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur/fiabilité
• Autonomie
• Sens de l'initiative
• Travailler en équipe