Gestionnaire administrative des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Missions : Assurer la gestion administrative et financière du service technique afin de garantir la conformité réglementaire, la maîtrise budgétaire et la fiabilité des données nécessaires au pilotage des projets techniques de la Commune.

Rattachement au Directeur des Services Techniques

Missions / conditions d'exercice

Fonctions : Sous l’autorité directe du Directeur des Services Techniques :
- Accueil du public et réception des appels téléphoniques
- Assurer et coordonner le suivi administratif et financier des services techniques en participant à l’élaboration, au suivi et à l’exécution du budget des services techniques
- Assister le DST et les responsables de services
- Assurer la transmission des fiches de demande de travaux entre les services et les agents des services techniques
- Faire les engagements et/ou bons de commandes, vérifier et valider les factures, assurer un suivi budgétaire sous forme de tableaux
- Préparer, envoyer et classer les PV de réception de travaux pour les services techniques
- Aider à la préparation des décisions modificatives, ajustements et clôtures ; consolider les besoins des directions financières
- Mettre en place des tableaux de suivis budgétaires et suivi des opérations (engagements, consommation de crédits, écarts vs. prévisions)
- Suivre l’exécution financière des marchés : avenants, révisions de prix, pénalités, garanties, bons de commande, OS
- Participer, avec le DST, à la rédaction des cahiers des charges techniques
- Aider le service gestionnaire dans la préparation des dossiers de demandes de subvention
- Fiabiliser la comptabilité du service avec la direction financière (codes, imputations, inventaire)
- Suivre et répondre aux demandes d’avis du service urbanisme
- Suivre et gérer les réponses aux DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi
- Suivre et gérer le process “courrier” de la direction des services techniques
- Rédiger les comptes rendus des réunions de service
- Assurer la traçabilité des décisions (note de cadrage, PV).
- Faire le lien entre technique–achats–finances
- Visites régulières des opérations sur le terrain pour comprendre les enjeux et le travail des prestataires.
- Suivi de la planification des réunions et de l’agenda de l’équipe

Conditions statutaires
Filière administrative, Cadre d’emplois des Adjoints administratifs, Catégorie d’emploi C

Modalités d’exercice
Poste à temps complet, 35h hebdomadaires

Profils recherchés

Qualités/Compétences requises :

Savoirs :
- Finances publiques locales : nomenclatures M57, RAR, décisions modificatives, PPI.
- Marchés publics : Code de la commande publique (seuils, DCE, exécution, avenants, révisions de prix).
- Comptabilité publique & exécution : service fait, mandatement, titres
- Contrôle interne et conformité : circuits de validation, délégations, traçabilité, archivage, RGPD (sur données administratives)
- Organisation d’un service technique : typologie des dépenses (travaux, maintenance, fournitures), phasage projets, jalons financiers.
- Outils : CIRIL, Pack Office
- Cadre juridique et institutionnel : délibérations, décisions, rôles DGS/DGA, relations MOA/MOE, subventions et conventions.
-
Les « savoir-faire » :
- Suivre une procédure de marché (avenants, pénalités, révisions de prix).
- Travailler en transversalité avec les services Finances, Enfance, Urbanisme, Marchés, Direction Générale
- Fiabiliser l’exécution financière : contrôler le service fait, valider les imputations, gérer CIRIL (réceptions des factures, validation, rejets, litiges)
- Produire des tableaux de bord et des reportings pertinents (engagements, RAR, délais de traitement, économies).
- Rédiger des documents administratifs (notes, procédures, comptes rendus, courriers)
- Entretenir un bon relationnel avec les différents prestataires et s’impliquer dans leurs missions

Les « savoir-être » :
- Sens du Service Public
- Sens du travail en équipe
- Excellent relationnel
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Esprit d'initiative
- Capacité d’écoute, de synthèse, aptitudes rédactionnelles
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Rigueur
- Réactivité
- Ponctualité

Evolution du poste en fonction de l’évolution du projet, du contexte, des orientations politiques et de l’évaluation effectuées.