Assistant(e) accueil et gestion de site (H/F)

À propos de nous Ce poste est basé sur un site tertiaire du Sud Landes (40), qui accueille au quotidien plusieurs entreprises, partenaires, visiteurs et prestataires. Le site propose des espaces de travail partagés — salles de réunion, espaces de coworking, espaces communs — avec une large amplitude d'ouverture. Pourquoi nous rejoindre

• Un poste central et varié : accueil, coordination, logistique, suivi des prestataires — aucune journée ne se ressemble
• Une vraie autonomie dans l'organisation de votre activité et la prise de décisions courantes
• Un rôle de référent(e) opérationnel(le), en lien direct avec la Direction
• Avantages : mutuelle 100% + prime vacances

Pourquoi ce poste existe Le site a besoin d'un(e) référent(e) opérationnel(le) unique pour garantir un accueil de qualité et un fonctionnement fluide au quotidien : gestion des espaces, suivi des prestataires, services généraux, gestion documentaire... Ces missions doivent aujourd'hui être centralisées entre les mains d'une personne polyvalente, réactive et autonome, capable à la fois de coordonner et d'intervenir directement lorsque cela est nécessaire. Ce n'est pas un poste d'exécutant(e) : c'est un poste de coordination et de terrain, avec une vraie latitude d'action. Vous n'êtes pas là pour éteindre les incendies toute la journée, mais pour éviter qu'ils ne se déclarent. Mission Au quotidien :

• Accueillir et orienter visiteurs, entreprises hébergées et partenaires, physiquement et par téléphone
• Réceptionner, analyser et hiérarchiser les demandes des utilisateurs ; déclencher et suivre les interventions nécessaires
• Gérer les réservations et la préparation des salles de réunion et espaces de coworking (équipements, configuration)
• Veiller au bon état et à la bonne tenue des espaces communs (accueil, cuisine, sanitaires, circulations...)
• Assurer le suivi des prestataires et entreprises extérieures intervenant sur le site
• Suivre la disponibilité des moyens matériels et consommables (vidéoprojecteurs, photocopieurs, fournitures...)
• Effectuer une veille quotidienne de l'état général des bâtiments et signaler toute anomalie

Ponctuellement :

• Participer à l'organisation logistique des manifestations et événements du site
• Assurer le suivi courant des dispositifs de sécurité (alarmes, extincteurs, éclairage de sécurité...) et des contrôles réglementaires
• Présence en horaires décalés (soirées) lors d'événements organisés par la structure

Profil Indispensable :

• Expérience en accueil, coordination de site ou services généraux
• Sens du service, réactivité et grande autonomie dans l'organisation du travail
• À l'aise avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook)
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à en assurer le suivi jusqu'à leur résolution
• Premier niveau d'assistance sur les équipements audiovisuels et de visioconférence

Un vrai plus :

• Expérience dans la gestion d'espaces partagés (coworking, tiers-lieu, hôtel d'entreprises...)
• Expérience en hôtellerie

Votre état d'esprit :

• Bon sens et pragmatisme avant tout
• Diplomatie et discrétion : vous êtes en contact avec de nombreux interlocuteurs différents
• Esprit d'initiative : vous n'attendez pas qu'on vous dise quoi faire