Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction du Patrimoine et de la Logistique (DPL) intervient sur l'ensemble des champs composant la « vie » d'un parc immobilier et foncier. Elle répond aux besoins des autres directions tant en termes de locaux, de véhicules, d'accueil et de fournitures diverses nécessaires à leur fonctionnement. Elle assure donc le lien avec les utilisateurs réguliers et occasionnels des différents sites et collèges, au quotidien, à l'occasion de travaux de maintenance, de réparation, de modernisation ou de construction. De plus, afin d'optimiser les charges liées aux locaux et à leur fonctionnement, elle gère, de manière dynamique, en tant que propriétaire, locataire ou loueur, l'ensemble du patrimoine départemental ou nécessaire à l'exercice des missions départementales.La DPL est composée d'une équipe de direction, du service patrimoine, du service logistique et du service appui et ressources, ainsi que d'un pôle Système d'information patrimoniale. Contexte :Le service appui et ressources est le service support de l'ensemble de la Direction. Il est décomposé en 3 pôles :

- un pôle administratif et secrétariat, qui assure les missions classiques de secrétariat ainsi que des missions diverses d'appui administratif ;
- un pôle budget et gestion comptable, qui assure les missions de préparation et suivi de l'exécution du budget et des marchés publics ;
- un pôle marchés publics, qui assure les missions de préparation et passation des marchés publics et des actes divers liés à leur exécution.

Vous intégrez le pôle administratif et secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

➡️ Comme assistant administratif, vous assurez le secrétariat et l'appui administratif de la Direction, en contribuant au bon fonctionnement des services, au suivi des dossiers et à la coordination des activités transversales. Vos missions dans le détail:

- L'appui administratif de la Direction : suivi des productions transversales, des courriers, tableaux de bord et processus qualité, dans le respect des délais et des procédures.
- La gestion administrative et le secrétariat des services : traitement du courrier et des demandes dématérialisées, organisation des réunions et rendez-vous, mise en forme de documents, classement, archivage, gestion documentaire et appui RH.
- La contribution à l'évolution des outils numériques : participation au déploiement et à l'utilisation de nouveaux outils, notamment le système d'information patrimonial, la GED et l'application de gestion du courrier.
- La gestion de la communication et de l'information : mise à jour de l'intranet, contribution à la réalisation de supports et de documents institutionnels et participation à la fiabilisation des données et documents.
- L'appui aux services et aux activités transversales : accompagnement administratif sur des dossiers spécifiques, notamment le suivi de dossiers de subvention, et suppléance des autres assistants du pôle selon les besoins.
- Le suivi administratif des assurances : suppléance de l'assistante de direction sur la gestion des assurances, constitution et suivi des dossiers de sinistres, relations avec les assureurs et mise à jour des tableaux de bord.

Profils recherchés

Ce poste est ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des Rédacteurs (Catégorie B) ou à défaut aux personnes qui possèdent un diplôme de niveau Bac à BAC+2 dans le domaine administratif. Si vous n'êtes pas fonctionnaire, un contrat de 3 ans renouvelable vous sera proposé.✅ Ce poste est fait pour vous si :

- Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles et savez produire des documents administratifs clairs, structurés, conformes à une charte graphique et respectueux des règles syntaxiques, orthographiques ou de conjugaison de la langue française.
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et savez créer et suivre des tableaux de bord et outils de pilotage ou élaborer des modèles de documents utilisables par d'autres agents.
- Vous avez une réelle appétence pour le numérique et êtes capable de prendre rapidement en main de nouveaux logiciels et applications métier.
- Vous êtes rigoureux, organisé, réactif et autonome, avec le sens des priorités et du travail bien fait.
- Vous êtes pédagogue et à l'aise dans la communication, notamment pour accompagner les agents dans l'utilisation de nouveaux outils ou animer des temps de formation.
- Vous appréciez le travail en équipe, faites preuve de polyvalence et savez vous adapter aux besoins du collectif et aux procédures internes.