Secrétaire à la Direction Générale

L'ÉTABLISSEMENT :
Le Centre Hospitalier de Perpignan, 1er établissement public de santé du département est aussi le 1er employeur des Pyrénées-Orientales avec plus de 3500 agents. Il est l'établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) comprenant les CH de Prades Narbonne - Port la Nouvelle Lézignan-Corbières.
Idéalement situé dans un territoire transfrontalier où mer et montagne se conjuguent, sa localisation à Perpignan, capitale de la Catalogne Nord, rend notre établissement attractif pour ses atouts géographiques, patrimoniaux, culturels et l'art de vivre méditerranéen.
A ce positionnement territorial, s'ajoute les compétences et expertises de notre établissement pour garantir à la population une offre de soins globale et organisée en 10 pôles de soins complétés par un plateau technique hautement performant.

LE POSTE :
Organisation du travail :
Poste à temps plein partagé sur 2 services Direction Informatique Direction Générale
45 minutes de pause déjeuner
25 jours de CA + 14 jours de RTT

Activités Missions à la Direction Générale :
Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion)
Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation
Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions)
Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels...)
Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d'information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical
Classement et archivage papier et dématérialisé
Gestion du circuit des parapheurs
Publication des notes de service et notes d'information sur l'intranet
Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur
Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis
Saisie du tableau de garde sur l'intranet
Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature
Envoi des vux selon liste préétablie et validée par le DG
Relations professionnelles :
Le directeur Général
L'ensemble de l'équipe de Direction, les attachés d'administration hospitalière, les chefs de pôles
L'ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations
Les structures de soins publiques, privées
Les usagers, les associations

PROFIL RECHERCHÉ :
Niveau de formation et d'expérience :
BAC secrétariat obligatoire
BTS secrétariat recommandé
2 années d'expérience professionnelle à minima.
Savoir-faire et compétences attendus :
Polycompétences
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion
Sens du relationnel et de la hiérarchie
Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations)
Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches
Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites
Travail en équipe
Connaissances requises (description / degré) :
Accueil téléphonique
Secrétariat
Bureautique
Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
Classement et archivage
Communication / relations interpersonnelles
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Droit hospitalier
Droit de la fonction publique