SECRETAIRE F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Un poste de Secrétaire est à pourvoir au sein de la Direction des Accompagnements de Proximité - Service Orientations et Interventions Sociales.
Sous l'autorité de la responsable de service, l'agent assure le secrétariat du service en garantissant une polyvalence administrative et un accueil de qualité. 
Il/ Elle veille à la qualité des actes administratifs du service et peut être amener à apporter son soutien dans le traitement des dossiers et les demandes selon l'activité du service.

Missions / conditions d'exercice

- Gérer les courriers "arrivée" et "départ"

- Traiter les courriers entrants et sortants
- Réceptionner et diffuser des informations

- Réceptionner, analyser et diffuser les informations liées aux dispositifs
-Assurer la circulation de l'information au sein du service
- Accueillir et orienter les usagers

- Accueillir, renseigner et orienter les usagers 
- Assurer un premier niveau d'information sur les dispositifs
- Orienter vers les travailleurs sociaux ou organismes partenaires si nécessaire
- Prendre les messages et les transmettre
- Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.)

- Exécuter et suivre les procédures administratives

- Vérifier la complétude des dossiers.
- Assurer le suivi des dossiers et des réponses apportées aux usagers en veillant à la qualité rédactionnelle et au respect des délais .
- Notifier les décisions aux usagers et aux instructeurs.
- Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d'intervention 

- Préparer les réunions de service (convocations, ordre du jour, procès-verbaux)
- Gérer et actualiser la documentation du service
- Assurer la traçabilité des actions administratives
- Vérifier la validité des informations traités

- Mettre en forme et présenter des dossiers      

- Rédiger et mettre en forme les réponses aux usagers et partenaires.
- Concevoir et mettre en forme divers supports administratifs.
- Effectuer la saisie informatique (outils bureautiques, logiciels SOLIS, GDI)
- Élaborer des tableaux de suivi de l'activité

- Concevoir des tableaux de bord et élaborer des rapports d'activité
- Suivre les projets et activités du service ou de la cellule
- Classer et/ou archiver les dossiers du service

Profils recherchés

- Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de son environnement
- Connaissance de l'environnement institutionnel, médico-social et sanitaire du territoire
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Connaissance du cadre réglementaire et législatif des politiques publiques d'action sociale
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Autonomie
- Disponibilité