Agent d'accueil et d'administration (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-13 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Ville de Vanves, commune de 28000 habitants située aux portes de Paris et au sud des Hauts-De-Seine, recherche un(e) agent d’accueil et d’administration.

Sous l’autorité du directeur et de la directrice adjointe de l’ESCAL, vous accueillez le public, vous avez en charge des dossiers administratifs et vous participez à la vie globale du centre.

Missions / conditions d'exercice

1- Accueil
Avant d’ouvrir le centre au public, relever les messages sur le répondeur, ouvrir les salles, mettre à jour la documentation et l’affichage, ranger les accueils si besoin, récupérer les fiches de présence et les mettre à jour…
Accueil, orientation et renseignement du public, au téléphone, en vis-à-vis et par mail (usagers, habitants, intervenants, professionnels).

2- Administratif - Accueil
Inscrire aux activités du centre sur le logiciel Concerto et percevoir les règlements,
Suivi des fiches de présence, appels et transmissions des informations aux adhérents
Préparer les fiches de présences, les fiches de sorties et fiches sanitaires,
Prise de rdv des permanences sociales
Rendre compte et collaborer avec les coordinateurs
Suivi du courrier et des parapheurs entre les Espaces Monnet, Gazier et le Centre administratif,
Paramétrage des activités du centre sur le logiciel concerto.
Etat quotidien de la caisse : pointage des paiements (chèques, espèces, cartes bancaires…) à J+1 avec réajustement du fonds de caisse.
Suivi des paiements séquencés dont relances, impayés et remboursements en lien avec le Service financier,
Gestion des Tickets Temps Libre, des Forfaits Loisirs Jeunes, des paiements CE, du Pass 92… : Réception des documents, mise à jour de Concerto, …
Gestion des fournitures du service
Envoi de la Newsletter
Relecture et correction des supports de communication, note, appel à projet, bilan etc

Autres missions (idem autres membres de l’équipe)
Rédaction des compte-rendu, bilans et statistiques
Participation aux manifestations du centre selon les besoins (portes ouvertes, animations, inscriptions, Forum, Conseil des Adhérents…), parfois en week-end et en soirée,
Entraide avec chacun des membres de l’équipe et suppléance si besoin

Profils recherchés

Compétences :

Aptitude à l’accueil et à la communication, aisance relationnelle, état d’esprit centre socioculturel
Maitrise indispensable de l’outil informatique
Gestion administrative
Esprit d’équipe
Rigueur et discrétion