SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Mission: L'Association des Parents et Amis des Déficients Auditifs de Guyane (APADAG) est une association de loi 1901 créée en 1989. L'APADAG s est fixée pour mission de rassembler, gérer et promouvoir toutes les actions visant à l épanouissement, l éducation, la formation et la socialisation des déficients auditifs, des personnes ayant des troubles de la communication et de toutes personnes en situation de handicap. Elle compte aujourd'hui trois structures :

• Deux services d éducation spéciales et de soins à domicile (SESSAD), dont un pour jeunes déficients auditifs et un autre pour jeunes souffrants de troubles « DYS » (ou trouble spécifique des apprentissages) de forme complexe et/ou sévère.
• Un service d accompagnement médico-social pour adultes en situation de handicap présentant une déficience auditive moyenne à profonde.

Avantages :

* RTT

* Tickets restaurants Nous recherchons pour notre Antenne SESSADYS basée à Kourou, un.e secrétaire administratif(ive) en Contrat à Durée Déterminée (CDD) à terme imprécis (pour remplacement congé de formation) La secrétaire administrative assure essentiellement ses activités de secrétariat pour son service. Elle reste toutefois en lien avec le secrétariat des autres services (SESSAD DA / SAMSAH ) afin de permettre une harmonisation des outils utilisés. Missions liées au fonctionnement

• Rendre compte de son activité à travers le DIU (logiciel informatisé), suivi, courrier, agenda,
• Participer aux différentes réunions de service
• Effectuer le compte rendu des réunions
• Participer aux réflexions sur l’amélioration continue de la qualité
• Mutualiser les compétences et les ressources avec les autres services
• Encadrer et tutorer des stagiaires

Gérer l’ensemble des tâches administrative du service

• ·Gestion des affichages obligatoires du service
• Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents (courriers, notes, rapports, …) ;
• Concevoir, rédiger et transmettre des informations au personnel ;
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ) ;
• Participer aux réunions de services ;
• Remonter les éléments variables au service RH ;
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques ;
• Gérer les dossiers administratifs des usagers ;
• Gérer les commandes de fournitures ;
• Gestion des factures et transmission au siège
• Mettre à jour la file active des usagers sur les logiciels et le registre
• Gestions des stocks-commandes-remise du matériel
• Gérer le courrier interne / externe et expédition
• Classer et archiver
• Participer à l’organisation d’événements du service
• Gestion des caisses ;

Communication avec les bénéficiaires et les partenaires

• Pratiquer la Langue des Signes Française, ou d’autres langues régionales ;
• Communiquer avec des personnes en situation de handicap ;
• Participer à l’organisation d’évènement ;
• Participer à la réalisation de supports de communication si nécessaire

Gestion et suivi des activités liées aux bénéficiaires

• Établir la correspondance des partenaires et des familles ;
• Rédiger les informations destinées aux familles ;
• Enregistrer les candidatures ;
• Intégrer les documents de la prise en charge dans GED ;
• Générer les courriers liés aux suivis ;
• Vérifier les mises à jour des informations administratives des dossiers ;
• Gérer la transmission des informations à la comptabilité ;
• Soutenir les activités liées à l’accompagnement des usagers ;
• Mettre à jour les informations et faire le lien entre les bénéficiaires et les partenaires ;

Cette liste n’est ni limitative ni exhaustive. Profil recherché:

• Titulaire d’un CAP/BEP et/ou BAC Pro secrétariat
• Expérience d’au moins 1 an sur un poste similaire ou en secrétariat
• Maitrise logiciels de bureautique (Excel, Word, Internet Explorer, …) ;
• La maitrise de la langue des signes et des langues régionales est un plus
• Permis B indispensable