Assistant du Cabinet

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Dans le cadre de son engagement au service des citoyens et de la gestion quotidienne de la commune, la Ville de Clermont-Ferrand recrute un assistant de cabinet. Ce poste clé, au cœur de l’action municipale, a pour mission d’assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du cabinet, afin de faciliter la mise en œuvre des projets et la coordination entre les différents acteurs.
L’assistant du cabinet joue un rôle central dans la fluidité des échanges entre les élus, partenaires internes et externes. Il contribue ainsi à l’efficacité de l’action publique locale et à la qualité du service rendu aux citoyens.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative et logistique
• Assurer la tenue et l’organisation de l’agenda du Directeur de cabinet : planification des rendez-vous, réunions, déplacements et événements officiels.
• Préparer les dossiers, notes et comptes-rendus nécessaires aux réunions et entretiens du Directeur de cabinet.
• Gérer le courrier entrant et sortant : tri, classement, archivage, rédaction de réponses standardisées ou personnalisées,
• Assurer le suivi administratif des dossiers en cours et veiller au respect des échéances,
• Organiser les réunions du conseil municipal et des commissions : convocations, ordres du jour, comptes-rendus, diffusion des documents.
2. Coordination et liaison interne
• Servir d’interface entre le cabinet, les services municipaux et les élus pour faciliter la circulation de l’information,
• Transmettre les demandes du cabinet aux services concernés et assurer le suivi de leur exécution,
• Participer à la préparation des dossiers pour les instances décisionnelles (conseil municipal, bureau municipal, etc.) en collaboration avec les services concernés,
• Assurer la mise à jour et la diffusion des informations internes (notes de service, décisions, etc.).
3. Accueil et gestion des relations extérieures
• Être un point d’entrée central pour les interlocuteurs internes et externes (services, élus, institutions, partenaires, citoyens),
• Orienter les demandes vers les services compétents ou les traiter directement lorsque cela relève de ses attributions,
• Gérer les demandes d’information ou de rendez-vous adressées au Maire, en priorisant selon l’urgence et l’importance,
• Participer à l’organisation logistique des événements publics et des cérémonies officielles (réservations, invitations, supports, etc.).
4. Veille et gestion documentaire
• Assurer une veille réglementaire et administrative sur les sujets d’actualité locale et nationale,
• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs et les dossiers du Directeur de cabinet,
• Gérer les bases de données et les outils de suivi (tableaux, fichiers, logiciels métiers),
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures administratives internes.

Profils recherchés

Formation de niveau Bac+2/3 en secrétariat, administration publique, gestion ou équivalent.
- Pour réussir sur ce poste, ces qualités seront de véritables atouts :
Savoir-faire
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciels de gestion d’agenda, logiciels métiers).
• Connaissance des procédures administratives des collectivités territoriales,
• Expérience en gestion de dossiers, rédaction administrative et classement archivistique,
• Connaissance des règles de déontologie et de confidentialité dans le secteur public.
Savoir-être
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités.
• Sens du relationnel et aisance à l’oral comme à l’écrit.
• Autonomie, réactivité et polyvalence.