ASSISTANT DE SERVICE A LA POPULATION

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Non

Management

Non

Rémunération indicative

TBI + RIFSEEP + PARTICIPATION MUTUELLE ET PREVOYANCE + COS + CNAS

Descriptif de l'emploi

L’agent accueille, oriente, renseigne le public. Il représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Il assure la gestion du portail Familles et les inscriptions aux écoles. Il a en charge l’instruction et la constitution des actes d’Etat civil et différentes formalités administratives.

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique, téléphonique et orientation du public :
Accueillir le public, prendre les messages et rediriger les personnes concernées vers les services compétents
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les courriels
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
Suivi de l’affichage de l’information

• Gestion du Portail Familles :
Accueil et accompagnement des familles à l’inscription scolaire et à l’usage du portail famille,
Gestion des inscriptions aux activités périscolaires (Restaurant, Garderie, structures Jeunesse)
Gestion des présences des usagers des structures ainsi que des pièces administratives telles que les autorisations parentales, les certificats médicaux, …
Réalisation de la facturation des activités des structures communales et de l’alsh.
Edition des statistiques des structures enfance jeunesse et du périscolaire
Rédaction et mise en ligne des menus de la cantine

• Activité Etat-Civil et formalités administratives :
Recevoir les demandes, instruire les dossiers, établir les actes relatifs à l’état civil et éditer les pièces consécutives du dossier (naissances, décès, transcriptions de décès, reconnaissances, mariages, changements de nom, de prénom)
Traiter les demandes d’attestations d’accueil, de livrets de famille, de recensement militaire, légalisation de signature, demandes de certificats divers, …
Gestion du cimetière (inhumations, concessions…)

• Activité gestion de la liste électorale :
Suivi du REU (Répertoire Electoral Unique) en lien avec l’INSEE et la Préfecture
Opérations relatives à la tenue de la liste électorale
Participation à l’organisation des différents scrutins électoraux
Suivi des jurés d’assises

• Activité secrétariat :
Rédaction de courriers relatifs aux dossiers instruits.
Secrétariat des élus et de la DGS (Convocations, délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, arrêtés, décisions,…), affichage des décisions, transmission via Mégalis (ACTES), diffusion et affichage.
Tenue des registres (arrêtés, décisions, délibérations),
Travaux administratifs divers : tableaux de suivi, publipostage, mise sous pli, etc. selon les besoins des services et les évènements communaux

Activités occasionnelles
En fonction des besoins et notamment en cas d’absence des autres agents du service, des missions concernant l’urbanisme et l’action sociale peuvent être demandées à l’agent telles que :
- Réception des demandes d’urbanisme – Traitement de 1er niveau
- Rechargement cartes korrigo

Profils recherchés

Bonne connaissance de l'environnement territorial
Sens du service public
Travail en équipe
Rigueur, organisation
Discrétion, réserve