Event Manager H/F - Abbaye des Vaux de Cernay & La Ferme

Description de l'entreprise

Paris Society réinvente l’hôtellerie en s’installant dans le monument iconique, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay, devenu un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet dans la Vallée de Chevreuse. Abbaye entame désormais, avec Paris Society, une nouvelle page de son histoire, prête à rayonner à travers le monde et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que

• 144 chambres présentes sur 3 bâtisses
• 4 restaurants et 2 bars
• des espaces séminaires
• un Spa et des espaces bien-être
• un éventail d’activités

Description du poste

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager H/F est le/la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1-     Relation clients :

• Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente groups & events après signature du contrat
• Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications
• Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation
• Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement

2-      Technique Métier / Production / Organisation : 

• Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts
• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, etc.et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement
• Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération
• Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire
• En charge de la gestion des prestataires externes éventuels 

Suivi post event :

• Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins
• S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel

3-     Autres responsabilités :

• Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires
• Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)
• Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ;  mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi
• Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines
• Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.

Qualifications

• Au minimum 3 à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium
• Maitrise du français et de l’anglais impératif
• La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus
• Excellentes aptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit
• Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités
• Vous maîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers
• Doté.e d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur
• Capacité à s’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,
• Orienté client sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux

Responsable hiérarchique

Catering & Event Manager / Director of Groups& events 

Lieu : Route de l'Abbaye,  78720 Cernay-la-ville, France

Notre philosophie :

Le Groupe Paris Society recrute et reconnait tous les talents.

«  L’hospitalité est une valeur d’avenir, et nous entendons bien l’incarner. » Laurent de Gourcuff

Informations supplémentaires

AVANTAGES ACCOR (une fois la période d’essai passée) :

• Tarif préférentiels exclusif dans les hôtels Accor
• 30% de réduction F&B (hors Mama Shelter)
• Gain de points de fidélité
• 20% sur les thalasso /SPA (jusqu’à 30% sur Willowstream)
• 30% sur les boutiques Novotel/SoBoutique by Sofitel (20% sur les boutiques Fairmont)
• 30% sur les green fees (Fairmont, Raffles, Swisshotel)
• Offre flash

AVANTAGES ABBAYE :

• 50% sur tous les produits ‘brandés’ Abbaye (hors collab) en boutique
• Journée d’anniversaire (journée autorisé payée à partir d’un an d’ancienneté, 1 semaine avant ou après la date)
• 1 repas pour 2pax par an dans un des restaurants de l’Abbaye (sur réservation) *
• 1 nuit offerte par an (lundi-jeudi selon disponibilité, PDJ inclus, 2 pax, sur réservation) *
• Remboursement du pass Navigo à 100%**
• Valorisation du repas à 6,80 € - FOODLES**
• Pick-up depuis les gares (Rambouillet, Essarts-le-Roi, Saint Remy les Chevreuses)
• Prime de cooptation 
• Assistante sociale (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Aide juridique (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)
• Cours de français et cours d’anglais (formation, développement, accompagnement aux différentes formations)
• Noël des enfants du personnel
• E-learning, good habits : formations gratuites sur application
• Uniforme fourni et blanchi
• Logement (selon profil)

*à partir d’un an d’ancienneté

** pour les salariés basés à l'Abbaye uniquement