Un.e assistant.e de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du directeur, la direction Patrimoine et Bâtiments vise à améliorer le cadre de vie des habitants de la commune.
La Ville de Chenôve recherche son/sa Assistant·e de direction Patrimoine et Bâtiments.
Véritable point d’appui du directeur, vous occupez une fonction essentielle au bon fonctionnement et à la coordination de la direction. Interface entre la direction, les équipes opérationnelles, les autres services de la collectivité, les élus, les entreprises et les partenaires, vous contribuez à assurer la fluidité, la réactivité et la qualité du fonctionnement quotidien du service.
La direction Patrimoine et Bâtiments intervient sur un périmètre particulièrement stratégique pour la collectivité : l’entretien et la maintenance du patrimoine municipal, le suivi des bâtiments et des équipements publics, les interventions techniques, les travaux, la gestion administrative et l’accompagnement des projets structurants de la Ville, avec un enjeu fort, celui d’adapter le bâti aux enjeux climatique et écologique.
L’assistant.e de direction de cette direction représente l'image de la commune de Chenôve auprès des administrés et des tiers avec lesquels il.elle est en contact direct au quotidien impliquant savoir-être exemplaire et diplomatie. L’assistant.e est capable d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur au sein de la direction et de la collectivité comme de mener à bien de manière autonome les missions qui lui sont confiées.

Missions / conditions d'exercice

• Assurer le secrétariat du directeur / de la directrice de la direction Patrimoine et bâtiments : gestion du courrier (entrée/sortie), mise en forme et rédaction de documents, de notes, de rapports et de comptes rendus, planification des rendez-vous et des réunions avec préparation des dossiers.
• Assurer le renseignement et le suivi général des demandes adressées à la direction sur tout sujet concernant le patrimoine bâti.
• Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord des activités de la direction Patrimoine et bâtiments.
• Saisir et contrôler les bons de commandes, vérifier et suivre les factures et leur rapprochement.
• Préparer et assurer les marchés publics : préparer les dossiers de lancement des marchés, suivi administratif des marchés (OS, PV réception), assurer le lien avec la direction financière, vérifier les factures, les certificats de paiement, les révisions de prix, vérifier les réceptions définitives et les décomptes définitifs, préparer les mains levées de retenues de garanties.
• Contribuer au montage et au suivi des dossiers d’assurance pour le patrimoine bâti en lien avec l’agent référent en mairie.
• Assurer la gestion administrative du parc matériel et des équipements de la direction (inventaire, suivi des contrôles réglementaires).
• Organiser et mettre à jour les dossiers et archives du service.
• Suivre la mise à jour des registres réglementaires (sécurité ERP, vérifications périodiques, registre de maintenance…) et des contrats de prestations et de maintenance (renouvellements, vérifications périodiques, échéances) en lien avec les agents référents,
• Suivre le processus décisionnel en lien avec les assemblées délibérantes et assister la direction dans la rédaction et le suivi des documents correspondants.
• Assister la direction dans la gestion et le suivi RH du service en lien avec la direction des ressources humaines et sociales : gestion des plannings, suivi des formations et des habilitations obligatoires des agents techniques, préparation des éléments nécessaires à l’évaluation annuelle des agents, assistance au directeur / de la directrice dans l’organisation du temps de travail et des astreintes.

Profils recherchés

Savoirs :
• Fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives et financières.
• Aisance orale et qualités rédactionnelles.
• Connaissance des techniques de secrétariat
• Connaissance des règles de bases des marchés publics (MAPA, consultation simple).
• Maîtrise des bases des finances publiques et de la comptabilité (si possible, connaissance
du logiciel de gestion comptable Civil).
• Maitrise des outils informatique et bureautique.
• Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes.
• Concevoir et suivre un tableau de suivi.
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
• Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités.
• Savoir anticiper et respecter les délais.

Savoir-faire :
• Autonomie.
• Rigueur.
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations.
• Sens du service public.
• Savoir rendre compte.
• Réactivité.
• Organisation.
• Esprit de synthèse.
• Discrétion et confidentialité.
• Sens du travail en équipe.

Modalités de recrutement : Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels en CDD à titre dérogatoire.

Temps de travail : Temps complet
Grade : Rédacteur
Management : Non