Agent administratif et d'accueil (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Emploi contractuel de cat. C

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui ( Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique )
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Descriptif de l'emploi

A la frontière de la Saintonge et du Bordelais, la Haute-Saintonge s'étend sur le sud du département de la Charente-Maritime. La Communauté des Communes de Haute-Saintonge, crée en 1992, regroupe 129 communes pour 70 000 habitants.
Placé sous l’autorité de la Direction générale des services, le poste consiste à recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité et à représenter l’image de la collectivité auprès des usagers en accueillant, renseignant et orientant le public vers les services ou les professionnels concernés.

Missions / conditions d'exercice

Administratif :
- Rédaction et mise en forme des courriers, rapports et documents administratifs ;
- Préparation et suivi des décisions et arrêtés ;
- Gestion et suivi des conventions : courriers, enregistrement, présentation pour les instances et bilan ;
- Gestion des assurances : déclaration de sinistres, constitution des dossiers, suivi, relances éventuelles...
- Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques ;
- Coordination de la circulation des informations entre les différents services et interlocuteurs externes ;
- Contrôle et mise à jour des bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs ;
- Veille administrative, mise en conformité des documents.

Accueil :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Orientation du public vers les différents services ;
- Gestion du courrier, des courriels et diffusion de l’information et de la documentation ;
- Gestion des locations de salles et des véhicules ;
- Suivi de tableaux de bord.

Profils recherchés

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :
- Savoir faire preuve de discrétion professionnelle et de respect de la confidentialité ;
- Bonne communication écrite et orale ;
- Sens du travail en équipe, sens de l’organisation, esprit d’initiative, dynamisme et polyvalence ;
- Maîtrise de l’outil informatique (outils bureautiques, internet) ;
- Assurer la confidentialité des données.