Assistant de formation F/H

Description des missions

Depuis janvier 2025, le budget de l’Unité d’Apprentissage est intégré au budget global de l’IAE, permettant une meilleure visibilité financière et un suivi administratif complet des contrats via un logiciel dédié.

Profil recherché

Depuis janvier 2025, le budget de l’Unité d’Apprentissage est intégré au budget global de l’IAE, permettant une meilleure visibilité financière et un suivi administratif complet des contrats via un logiciel dédié.L’assistant(e) de formation est pleinement intégré(e) au service Formation Tout au Long de la Vie et placé(e) sous l’autorité directe de la responsable du service. À ce titre, il ou elle contribue à la bonne gestion des contrats d’apprentissage, au développement des ressources propres ainsi qu’à la promotion des actions de formation continue.Titulaire a minima d’un diplôme de niveau 4, vous disposez idéalement d’une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, dans le secteur public ou privé. Un diplôme de niveau BTS est souhaitée et serait un atout. Compétences techniquesMaîtrise des techniques de communication et d’expression écriteBonne utilisation des outils bureautiquesCapacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi Compétences comportementalesLe collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l’environnement socio-économique.Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l’offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.Les étudiants bénéficient d’enseignements de pointe adossés à la recherche.Résolument tourné vers l’international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d’attractivité de l’université de Bordeaux. Le poste comprend également des missions administratives variées. Deux jours de télétravail par semaine peuvent être envisagés. Un plan de formation interne est prévu, notamment sur les sites de Pessac et Talence.Missions :L’assistant(e) de formation assure la gestion administrative complète des formations, depuis l’inscription des étudiants jusqu’à la délivrance du diplôme. Il ou elle intervient notamment dans la planification des calendriers pédagogiques, l’organisation des examens et l’accompagnement des candidats, dans le respect des procédures universitaires et internes (notamment en matière d’archivage).L’activité implique l’utilisation de logiciels métiers propres à l’établissement.L’assistant(e) de formation gère un portefeuille de formations et constitue l’interlocuteur privilégié des étudiants, des enseignants et des responsables pédagogiques dans ce périmètre.Des missions complémentaires peuvent également être confiées, telles que :le soutien logistique aux activités pédagogiquesl’information des usagers et plus précisément l’accompagnement des prospectsla valorisation de l’offre de formation Activités principales ·        Gestion matérielle et administrative d’un parcours de formationo   Saisie et suivi des plannings d’enseignement, organisation des soutenances, suivi de l’émargemento   Recensement des besoins liés aux enseignements et aux examenso   Gestion des campagnes d’admissiono   Accompagnement des candidats, des prospects dans leurs démarches de reconversiono   Suivi des dossiers de validation des acquis, jurys de délibération, publication des résultatso   Envoi et traitement des questionnaires satisfaction, calculs des taux d’admission, de satisfaction ·        Suivi administratif des contrats d’apprentissageo   Gestion administrative et financière via l’outil dédiéo   Gestion administrative et financière des avenants et des ruptures de contrato   Participation aux mécanismes de facturation (en lien avec le service financier) ·        Mission transverseo   Vérification de la conformité des maquettes pédagogiques, contrôle de la réalisation des heures prévueso   Contribution à l’archivage et à la structuration documentaire sur le réseauo   Participation à la préparation des audits qualité, contribution à des groupes de travail interneso Participation à des salons, à des évènements pédagogiquesAutonomie et sens de l’organisationRigueur et fiabilitéCapacité à travailler en équipe et dans un environnement mutualiséRéactivité et polyvalenceIntérêt pour les outils numériquesSensibilité aux enjeux environnementaux Vous êtes :·        dynamique,·        autonome,·        avez le sens des initiatives tout en sachant respecter le cadre réglementaire,·        avez une appétence pour l’accompagnement à la pédagogie,·        êtes polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien,·        aimez la relation à l’usager et savez répondre / prendre en compte leurs sollicitationsL’IAE Bordeaux est une composante autonome de l’Université de Bordeaux qui forme chaque année plus de 1 000 étudiants et professionnels au niveau Master (Bac+4/Bac+5) dans les différents domaines des sciences de gestion : marketing, finance, contrôle de gestion, comptabilité, ressources humaines, management, entrepreneuriat, etc.Plusieurs formations sont proposées en apprentissage ou en formation continue. Les ressources propres générées par ces dispositifs sont gérées directement par l’IAE, ce qui lui confère une autonomie importante en matière de choix pédagogiques et d’organisation.Le suivi de ces ressources constitue donc un enjeu central pour l’établissement.Le poste s’inscrit dans un environnement caractérisé par de nombreuses interactions institutionnelles, notamment avec les entreprises partenaires et les organismes de financement.