Secrétaire (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le/La secrétaire exécute le travail administratif du service en lien avec l’équipe et ses cadres responsables, et plus particulièrement collabore à l’élaboration et au suivi des conseils communautaires et municipaux. L’ensemble des missions est exécuté dans un esprit d’équipe et en toute coopération avec tous les agents du service afin de permettre la continuité du service et favoriser une dynamique de travail transversale.

Missions / conditions d'exercice

Assure la préparation et le suivi du projet d’ordre du jour du Conseil Municipal et du syndicat mixte Normand’Innov
Assure le suivi administratif des décisions et arrêtés municipaux et des pièces s’y rapportant
Assure le secrétariat du service des affaires juridiques et assemblées
Participe à la diffusion du courrier arrivé
Participe à l’organisation des cérémonies patriotiques
Suit les abonnements, aux revues et à la documentation, souscrits par la Ville
Emet, en lien avec les cabinets et le service communication, les fiches relatives à l’organisation des vins d’honneurs
Assure occasionnellement la réception, l’ouverture, le tri, l’enregistrement et le dispatching dans les services du courrier arrivé
Assure occasionnellement l’envoi du courrier
Supplée occasionnellement sa/son collègue en cas d’indisponibilité ou de surcroit d’activité sur l’ensemble de leurs missions

Profils recherchés

SAVOIR :
Etre titulaire du concours d’adjoint administratif
Avoir une connaissance affirmée des règles administratives des collectivités territoriales

SAVOIR-FAIRE :
Savoir s’exprimer à l’écrit et à l’oral
Posséder des aptitudes à la rédaction de courrier et de documents administratifs
Savoir hiérarchiser, planifier son travail et respecter les délais
Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel), et les outils de messagerie et internet
Disposer de capacité à s’adapter aux progiciels métiers requis pour l’activité (DOTELEC, SRCI, ASTRE…)
Maitriser les méthodes et les procédures administratives
Maîtriser les méthodes d’archivage et de classement papier et numérique
Maîtriser l’orthographe et les règles grammaticales
Savoir respecter les règles d’hygiène et de sécurité

SAVOIR-ETRE :
Faire preuve d’une grande discrétion
Etre rigoureux (se) et méticuleux (se)
Savoir être à l’écoute
Savoir dialoguer et travailler avec les différents acteurs
Savoir faire preuve d’initiative dans le respect des procédures décidées par les Collectivités
Etre autonome tout en rendant compte
Faire preuve d’initiative
Etre capable de s’inscrire dans une dynamique de service
Savoir travailler en équipe
Avoir le sens du service public et en partager les valeurs