Agent d’accueil / secrétariat polyvalence espace culturel conservatoire (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

FINALITÉ DU POSTE
Aider à la gestion administrative de l’espace culturel et du conservatoire, garantir son accueil et l'information des usagers

MISSIONS ET ACTIVITÉS
Accueil des usagers
• Assurer l’accueil téléphonique
• Accueillir physiquement, renseigner et orienter les usagers sur place ou par téléphone
• Gestion du standard : réception des appels, filtrage, prise de message, transmission
• Accompagner les usagers dans les démarches administratives initiales
• Assurer les relations avec les autres services de la mairie
• Participer à l’information au sein du conservatoire en étant un lien complémentaire entre les élèves,
l’administration, la direction et les professeurs
• Participer à des réunions transversales internes ou externes
Tâches particulières du service
• Assurer un soutien dans l’organisation matérielle (préparation, régie technique) des cours et des concerts du
conservatoire, et accueillir le public lors des manifestations
• Suivi du parc instrumental (prêts d’instruments, état des instruments)
• Savoir se référer au règlement pédagogique et au règlement intérieur de l’établissement
• Suivi des présences des élèves et des professeurs
• Assurer la reprographie légale des partitions
• Être suppléant de la régie recette de la billetterie et de la régie location de salle
Particularités du service
• Ecrire les différents courriers en direction des usagers (convocations, avis d’absence, envoi des résultats des
examens aux parents, notes aux professeurs…) et les rapports des réunions de service
• Etablir les quotients familiaux, participer à l’établissement des facturations
• Réaliser les inscriptions des élèves tout au long de l’année
• Participer à l’organisation des réunions internes du conservatoire
• Tenir et mettre à jour les registres (élèves, professeurs, locaux), les fichiers (prêts d’instruments, listes d’attente,
discothèque, bibliothèque pédagogique) et les plannings
• Réceptionner, enregistrer, trier le courrier

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS ET ACTIVITÉS
Accueil des usagers
• Assurer l’accueil téléphonique
• Accueillir physiquement, renseigner et orienter les usagers sur place ou par téléphone
• Gestion du standard : réception des appels, filtrage, prise de message, transmission
• Accompagner les usagers dans les démarches administratives initiales
• Assurer les relations avec les autres services de la mairie
• Participer à l’information au sein du conservatoire en étant un lien complémentaire entre les élèves,
l’administration, la direction et les professeurs
• Participer à des réunions transversales internes ou externes
Tâches particulières du service
• Assurer un soutien dans l’organisation matérielle (préparation, régie technique) des cours et des concerts du
conservatoire, et accueillir le public lors des manifestations
• Suivi du parc instrumental (prêts d’instruments, état des instruments)
• Savoir se référer au règlement pédagogique et au règlement intérieur de l’établissement
• Suivi des présences des élèves et des professeurs
• Assurer la reprographie légale des partitions
• Être suppléant de la régie recette de la billetterie et de la régie location de salle
Particularités du service
• Ecrire les différents courriers en direction des usagers (convocations, avis d’absence, envoi des résultats des
examens aux parents, notes aux professeurs…) et les rapports des réunions de service
• Etablir les quotients familiaux, participer à l’établissement des facturations
• Réaliser les inscriptions des élèves tout au long de l’année
• Participer à l’organisation des réunions internes du conservatoire
• Tenir et mettre à jour les registres (élèves, professeurs, locaux), les fichiers (prêts d’instruments, listes d’attente,
discothèque, bibliothèque pédagogique) et les plannings
• Réceptionner, enregistrer, trier le courrier

Profils recherchés

COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances théoriques
• Bonnes connaissances de la collectivité et de ses circuits administratifs
• Gestion des régies
Compétences techniques ou méthodologiques
• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maitrise de l’outil informatique et des logiciels métier
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
• Très bonne maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral
• Polyvalence, réactivité, esprit d'initiative, rigueur, esprit d’adaptation
• Sens du contact notamment auprès des publics mineur

CONDITIONS D’EXERCICE
Horaires :
Lundi non travaillé
Mardi, mercredi et vendredi : 9h-12h30 et 13h30-21h
Jeudi 14h-21h (un jeudi matin travaillé par mois)
• 6 semaines de congés l’été et tous les petites vacances scolaires
• Disponibilité très ponctuelle le week-end et jours fériés