Assistant Administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice de la Vie Locale, vous assurerez l’accueil et l’appui administratif et comptable pour l’ensemble des activités de la Direction à savoir : Culture, Sport et Vie associative.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions :
• Accueil :
o Participer à l’accueil essentiellement téléphonique et mails et traiter les demandes entrantes,
o Réorienter la demande si nécessaire,
o Filtrer et transmettre les messages,
• Gestion administrative :
o Assurer le lien administratif avec les services de la collectivité,
o Préparer et rédiger des documents administratifs (délibérations, contrats, conventions, courriers, notes, rapports, demandes de subventions…),
o Participer à la préparation et l’organisation de réunions (gestion des agendas, rédaction des convocations et comptes-rendus…),
o Assurer le suivi des invitations des associations,
o Gérer les besoins en matériels et fournitures de la Direction,
o Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation (planification, tableaux de bord, rapports d’activité…),
• Gestion comptable et achats :
o Participer au suivi budgétaire des services de la Direction,
o Assurer le suivi comptable : préparer les bons de commande, engager les dépenses, veiller à la validation des factures dans les délais requis…,
o Tenir les régies des bibliothèques et de la piscine estivale,
o Préparer et suivre certains contrats de prestations et marchés publics (GUSO, SACEM …),
• Appui ressources humaines :
o Élaborer et suivre le planning du personnel,
o Suivre les absences des agents (congés, formations, heures supplémentaires, arrêts maladie…),
• Appui communication externe et interne :
o Mettre à jour les supports de communication,
o Participer à la relecture et à la diffusion des supports de communication,
o Contribuer à la circulation de l’information en interne (alimentation des outils communs, classements des outils partagés, mailing…).

Profils recherchés

• Bonne maitrise des techniques de secrétariat, de gestion administrative et des outils bureautiques de la suite MS OFFICE,
• Avoir le sens du service public, du travail en équipe, de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
• Savoir planifier et hiérarchiser son activité,
• Être autonome, rigoureux, méthodique et force de proposition,
• Apprécier la diversité des missions.