Assistant administratif et Pédagogique H/F

Le Groupe EDH est un groupe d'enseignement supérieur français de référence, leader depuis plus de 75 ans dans les métiers des industries créatives, regroupe 15 écoles de référence, implantées sur 37 campus en France et à l'international.

Ces écoles couvrent l'ensemble des grands champs de la création et de l'innovation, de la communication au journalisme, du cinéma et de l'audiovisuel au design graphique et digital, de l'animation 3D, des VFX et du jeu vidéo à la création publicitaire, de l'architecture, du design global et de la mode au développement web et mobile, ainsi qu'à la prévision des tendances, au stylisme et à la direction artistique.

Au sein du Département Pédagogique de l'IFA Paris, vos principales responsabilités sont :

Gestion administrative des étudiants

• Assurer un contact permanent avec les étudiants

• Encadrer administrativement les étudiants (gestion des dossiers d’inscriptions, de réinscription, attestations diverses…)

• Suivre la comptabilité « étudiants » (interface entre les répondants financiers et la comptabilité siège)

• Mettre à disposition des étudiants et des intervenants les cours et informations sur la plateforme dédiée

• Assurer le traitement, le suivi et la saisie des absences, transmettre le bilan des absences aux Directeurs concernés

Mise en place des cours et des examens

• Assurer et optimiser la planification des cours dans les outils à disposition (Hyperplanning…),

• Gérer les changements et réaffectations des cours supprimés en lien direct avec les intervenants

• Planifier, le cas échéant, la mise en œuvre des cours en distanciel

• Mettre en œuvre les sessions d’examens (Réception, validation et mise en forme des sujets et les corrigés, organisation logistique des salles, assurer la surveillance…)

• Gérer le traitement des copies (réception, comptabilisation, envoi pour correction aux intervenants, suivi, archivage ou remise des copies)

• Etablir les bulletins de notes

• Participer aux conseils de classe et jurys (selon les campus)

Gestion administrative des intervenants

• Collecter les informations administratives des intervenants et les enregistrer

• Etablir les contrats, avenants et conventions d’honoraires des intervenants

• Mettre à jour les tableaux de bord, réceptionner les factures, effectuer les vérifications nécessaires avant mise en paiement

Divers

• Participer à l'organisation et au développement des projets pédagogiques internes et/ou externes

• Participer selon les besoins aux Salons et aux Journées Portes Ouvertes : promotion et présentation des Écoles, contribution à la bonne logistique de l’organisation des événements

• Participer aux évènements organisés par les étudiants

Profil recherché

• Expérience significative en suivi d'étudiants ou en gestion administrative pédagogique

• Anglais niveau avancé requis

• Positif(ve), capable de proposer et prendre des initiatives

• Curieux(se)

• Esprit collectif et sens du travail en équipe

• Capacité à entretenir un bon relationnel avec les étudiants et les intervenants

• Connaissance d'Hyperplanning, d'Edusign et d'Excel appréciée