Assistant(e) de Gestion Administrative (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

· Information, communication interne et externe
· Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises
· Suivi administratif et financier des marchés
· Evaluation des marchés
· Traitement administratif des courriers externes du service
· Secrétariat du Service Achats et Optimisation
· Classement
· Tenue de recueil de FT/FDS

Missions / conditions d'exercice

Activités principales

· Information, communication interne et externe

- Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes

- Communiquer en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité

- Renseigner les fournisseurs et les prestataires

- Participer à des réunion internes relatives à des projets impliquant le service et prise de notes

- Veiller à la qualité de l’accueil et de l’information vis-à-vis notamment des agents, usagers et des opérateurs économiques

· Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises

- Effectuer des consultations simples (MAPA 1)
- Finaliser le tableau d’analyse des offres
- Préparer les courriers pour les candidats non retenus
- Alerter en cas d’anomalies

· Suivi administratif et financiers des marchés

- Mettre à jour le tableau de suivi des marchés gérés par la Cellule administrative et Marchés
- Gérer les courriers de renouvellement des marchés
- Gérer les courriers de révision et d’ajustement des marchés
- Demander et suivre la transmission des pièces administratives des titulaires en application des articles L.8121–3 et D.8222-5 du code du travail
- Gérer les courriers sur le logiciel MAARCH COURRIER
- Gérer les recommandés sur l’application MAILEVA (quand l’application métier sera mise en œuvre)
- Suivre les consommations des consommations sur les marchés en cours, notamment dans le cadre de l’analyse des consommations avant la relance des marchés
- Gérer les parapheurs des parapheurs

· Evaluation des marchés

- Suivi des fiches d’évaluation transmises par les services
- Suivi des alertes transmises par les services

· Traitement administratif des courriers externes du service

- Rédaction et mise en forme des courriers externes

· Secrétariat du Service achats et Optimisation

- Rédaction et mise en forme de courriers
- Gestion des parapheurs

Activités principales

· Classement

- Classement des documents inhérents aux marchés

Activités spécifiques

· Tenue de recueil de FT/FDS (application de l’article R4412-38 du Code du travail)

- Mise en place et mise à jour de 2 recueils dématérialisés de fiches techniques (FT) et de fiches de données de sécurité (FDS) des produits chimiques sur le réseau à l’attention des services communaux :
- Produits répertoriés dans les bordereaux des prix unitaires des marchés suivis par le Service Achats et Optimisation
- Produits d’entretien et articles ménagers commandés par le Service à l’attention des établissements scolaires et ceux délivrés par le Service Magasin CTM (Cellule Magasins) à l’ensemble des autres services communaux
- Information des services communaux
- Relance des titulaires des marchés
- Veille

Profils recherchés

· Expériences sur un poste similaire souhaité
· Niveau BEP/CAP souhaité
· Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial
· Avoir une bonne connaissance des localisations des services
· Avoir de solides notions en matière de réglementation des procédures des marchés simplifiés
· Être capable d’appliquer les procédures d’achats
· Maîtriser les fonctionnalités des tableurs et logiciels de rédaction (Word, open documents, Excel, etc.)
· Maîtriser les fonctionnalités du logiciel MAARCH COURRIER et de l’application MAILEVA
· Connaître l’environnement de CIVIL NET Finances
· Discrétion professionnelle
· Rigueur et méthode
· Être diplomate
· Se rendre disponible et à l’écoute des collègues, des élus et des prestataires
· Savoir formuler simplement des informations appartenant à un domaine spécialisé
· Sens de la hiérarchie