Chargé de gestion administrative - DJS

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Vous serez sous l’autorité du Directeur de la Jeunesse et des Sports et vous aurez pour principales missions :

 Gestion administrative
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement de la direction
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs
• Classer et archiver les documents
• Assurer la gestion des commandes fournitures administratives et de bureaux, travaux…
• Participer à la gestion administrative du dispositif « Loisirs Évasion » (inscriptions, renseignements et accompagnement des usagers, facturation et suivi sur le logiciel métier)

 Gestion financière et comptable
• Saisir, suivre les bons de commande, traiter les factures et procéder à la liquidation des recettes
• Assurer la facturation : des établissements scolaires pour l'utilisation des infrastructures sportives, des usagers de l'aérodrome, des locations de la salle polyvalente de Berstheim…
• Participer à la gestion de la régie de recettes
• Assurer les relations courantes avec les fournisseurs (demandes de devis, suivi)
• Participer à la préparation budgétaire annuelle des budgets de la direction

 Accueil physique et téléphonique du public
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter et accompagner les publics
• Assurer la vente de billets lors d'événements

 Participation aux activités et évènements de la direction

Missions / conditions d'exercice

Vous serez sous l’autorité du Directeur de la Jeunesse et des Sports et vous aurez pour principales missions :

 Gestion administrative
• Réceptionner, traiter et diffuser les informations nécessaires au fonctionnement de la direction
• Rédiger des courriers, notes et documents administratifs
• Classer et archiver les documents
• Assurer la gestion des commandes fournitures administratives et de bureaux, travaux…
• Participer à la gestion administrative du dispositif « Loisirs Évasion » (inscriptions, renseignements et accompagnement des usagers, facturation et suivi sur le logiciel métier)

 Gestion financière et comptable
• Saisir, suivre les bons de commande, traiter les factures et procéder à la liquidation des recettes
• Assurer la facturation : des établissements scolaires pour l'utilisation des infrastructures sportives, des usagers de l'aérodrome, des locations de la salle polyvalente de Berstheim…
• Participer à la gestion de la régie de recettes
• Assurer les relations courantes avec les fournisseurs (demandes de devis, suivi)
• Participer à la préparation budgétaire annuelle des budgets de la direction

 Accueil physique et téléphonique du public
• Assurer l'accueil physique et téléphonique : informer, orienter et accompagner les publics
• Assurer la vente de billets lors d'événements

 Participation aux activités et évènements de la direction

Profils recherchés

• Formation et expérience en gestion administrative et accueil
• Sens de l’accueil du public et des relations humaines
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel)
• Bonnes qualités rédactionnelles et organisationnelles
• Autonomie, rigueur et prise d’initiatives
• Esprit d’équipe
• Discrétion et confidentialité
• Disponibilité