Responsable de la coordination opérationnelle et des outils de production

Secteur

Organisateur d'événement

Description de l'entreprise/de l'organisme

M : BD est l’opérateur chargé de l’organisation d’une manifestation consacrée à la bande dessinée, qui se tiendra à Angoulême en janvier 2027.

Description du poste

Rattaché.e à la co-Directrice exécutive et sous sa responsabilité, le ou la Responsable de la coordination opérationnelle et des outils de production participe à la préparation, à la coordination et au suivi opérationnel de la manifestation. Il veille au bon fonctionnement des outils, des procédures et des flux d'information entre les différents pôles de l'organisation, afin de garantir la bonne mise en œuvre des projets et la continuité des méthodes de travail.

Missions :

1. Coordination opérationnelle / Expositions et programmation
• Coordonner le suivi administratif des prêts d'œuvres avec les artistes, galeries, maisons d'édition, institutions, ayants droit et prêteurs.
• Organiser les transports, réceptions, constats d'état, numérisations, mouvements et retours des œuvres.
• Assurer le suivi administratif des assurances des œuvres en lien avec les prestataires concernés.
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les commissaires d'exposition, la scénographie, la production et la direction artistique.

2. Outils de production & bases de données
• Concevoir, développer et administrer les outils de suivi de production.
• Assurer le suivi et la mise à jour des bases de données de la manifestation (programmation, expositions, partenaires, exposants, maisons d'édition, invités, MID, etc.).
• Accompagner les équipes dans l'utilisation des outils de production.

3. Prix, sélections et concours
• Organiser le fonctionnement administratif des comités de sélection et des jurys.
• Assurer le suivi des envois d'ouvrages, de leur répartition et des bases de données associées.
• Coordonner le suivi administratif des concours (candidatures, règlements, calendriers, réception et retour des œuvres).
• Garantir la confidentialité des informations relatives aux sélections, jurys et résultats.

4. Archivage et mémoire de la manifestation
• Organiser l'archivage des documents, productions et données de la manifestation.
• Constituer une mémoire documentaire des différentes éditions.
• Veiller à la continuité des méthodes, des outils et des procédures.

5. Évolution des méthodes de production
• Identifier les besoins des équipes en matière d'organisation et proposer des améliorations.
• Participer au développement des outils et des procédures de production.
• Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de travail.

Cette description n’est pas limitative.

Description du profil recherché

Compétences souhaitées :
• Excellentes capacités d'organisation, de coordination et de planification.
• Maîtrise de la gestion de projet et du suivi opérationnel.
• Rigueur, méthode, sens du détail et respect des échéances.
• Maîtrise des outils bureautiques et appétence pour le développement et l'administration d'outils de production et de bases de données.
• Capacité à coordonner de nombreux interlocuteurs et à assurer une circulation fluide de l'information.
• Sens du travail en équipe, qualités relationnelles et diplomatie.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Capacité d'adaptation, réactivité face aux imprévus et esprit d'initiative.
• Intérêt pour le secteur culturel et, idéalement, pour la bande dessinée.

Description de l'expérience recherchée

Expérience souhaitée :
• Expérience dans la coordination de production, l'administration ou la gestion opérationnelle de projets culturels, de festivals ou d'événements.
• Expérience du suivi administratif de projets impliquant de multiples partenaires (artistes, institutions, prestataires, maisons d'édition, prêteurs, etc.).
• Une expérience dans la gestion d'expositions, de prêts d'œuvres ou de bases de données constitue un atout.

À l’image de la diversité de nos productions, nous sommes ouverts à tous les profils. Nous étudions ainsi toutes les candidatures avec la même attention.