ASSISTANT(E) DE DIRECTION GÉNÉRALE ET DES ÉLUS (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Experience souhaitée

Confirmé

Descriptif de l'emploi

Commune nouvelle dynamique de près de 6 000 habitants, Chanverrie conduit de nombreux projets de développement au service de ses habitants. Au cœur de l'organisation municipale, l'assistant(e) de direction générale accompagne le Maire, la Maire déléguée et le Directeur Général des Services dans la préparation, la coordination et le suivi de l'action municipale.
Véritable collaborateur(trice) de confiance, il/elle contribue à la qualité du service public, à la sécurisation des procédures administratives et à l'efficacité de l'organisation municipale.

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services

MISSIONS PRINICPALES :
Assistance stratégique auprès du Maire, de la Maire déléguée et du DGS :
• Gérer les agendas et organiser les réunions institutionnelles.
• Préparer les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Assurer le suivi des dossiers stratégiques confiés par le Maire ou le DGS.
• Réaliser des recherches, notes de synthèse et documents d'aide à la décision.
• Assurer le suivi des échéances administratives et politiques.
• Être force de proposition dans l'organisation et l'amélioration du fonctionnement des services.
• Alerter la direction sur les risques, retards ou difficultés identifiés.

Gestion des assemblées et sécurité juridique :
• Organiser les séances du Conseil municipal, bureaux municipaux et commissions.
• Préparer et transmettre les convocations.
• Rédiger et mettre en forme les délibérations, décisions et comptes rendus.
• Assurer le contrôle formel et la sécurisation des actes administratifs.
• Gérer les registres réglementaires.
• Assurer la transmission des actes aux organismes compétents.
• Veiller au respect des procédures administratives et des échéances réglementaires.
• Participer à la veille juridique dans les domaines intéressant la collectivité.

Coordination administrative :
• Assurer le suivi des courriers et de la messagerie institutionnelle.
• Coordonner la circulation de l'information entre les élus, la direction générale et les services.
• Veiller au respect des délais de réponse aux administrés et partenaires.
• Participer à la préparation des dossiers transversaux pilotés par la direction générale.
• Assurer le suivi administratif de projets spécifiques.

Appui aux projets municipaux :
• Participer activement au montage et au suivi de projets communaux.
• Assurer le suivi administratif de certaines opérations stratégiques.
• Préparer les éléments nécessaires aux demandes de subventions et aux rapports institutionnels.
• Contribuer à la rédaction de documents de communication institutionnelle.
• Participer à l’organisation d’événements et de manifestations institutionnels
• Contribuer à l’appui du service communication

MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
• Accueil téléphonique et physique ponctuel.
• Renfort occasionnel auprès des services administratifs.
• Participation à l'organisation des cérémonies et manifestations institutionnelles.
• Toute mission nécessaire au bon fonctionnement de la Direction Générale.

Profils recherchés

Nous recherchons une personne capable de devenir un véritable binôme de la Direction Générale.
Au-delà des compétences techniques, nous serons particulièrement attentifs à la capacité du candidat à :
• comprendre rapidement les enjeux d'un dossier ;
• anticiper les besoins des élus et de la direction ;
• proposer des solutions et des améliorations ;
• travailler avec méthode et efficacité ;
• faire preuve d'autonomie tout en respectant les circuits de décision ;
• porter les valeurs du service public avec engagement et professionnalisme.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

Savoirs :
• Bonne connaissance de l'environnement territorial.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance des règles relatives aux assemblées locales.
• Connaissance des procédures administratives et de la sécurité juridique des actes.
• Culture générale des finances publiques et des marchés publics appréciée.

Savoir-faire :
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Niveau d'orthographe irréprochable.
• Maîtrise avancée des outils bureautiques.
• Capacité d'analyse et de synthèse.
• Organisation rigoureuse et gestion des priorités.
• Aptitude à conduire plusieurs dossiers simultanément.
• Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte.

Savoir-être :
• Sens élevé du service public.
• Loyauté institutionnelle.
• Discrétion et confidentialité absolues.
• Réactivité.
• Rigueur et exigence professionnelle.
• Esprit d'initiative.
• Capacité d'anticipation.
• Sens des responsabilités.
• Qualités relationnelles reconnues.
• Goût pour le travail en équipe.
• Curiosité et volonté d'apprendre.

CONDITIONS PARTICULIÈRES :
• Disponibilité ponctuelle en soirée pour les conseils municipaux et certaines réunions.
• Respect strict du devoir de discrétion professionnelle.
• Poste impliquant la gestion de dossiers sensibles et confidentiels.