Agent d'accueil du service à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la responsable du service à la population, l'agent assurera les missions liées à l'accueil de la mairie, l'Etat Civil (y compris passeport et carte nationale d'identité biométrique), les élections, le recensement à la population, le cimetière et le secrétariat.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :
Secrétariat :
- Réaliser des tâches de secrétariat pour l'ensemble des services de la commune et des élus
- Gestion des fournitures administratives de la commune, définition des besoins, commande et distribution dans les services

Etat civil :
- Suivre l'ensemble des dossiers relatifs à l'Etat civil
- Veiller à la réglementation en matière d'Etat civil
- Recueillir les demandes et suivi des dossiers de carte d'identité, passeports, attestation d'accueil, recensement militaire

Accueil :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier arrivé et départ (enregistrement, numérisation et affranchissement)
- Gestion et diffusion des mails du site de la commune
- Gestion des salles communales et des clés
- Relation avec les associations

Elections :
- Gestion de la liste électorale, inscription, radiation, mutation
- Assister la responsable du service dans la préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux, gestion du matériel nécessaire au scrutin, participation éventuelle aux scutins

Cimetière :
- Délivrer des concessions, assurer le renouvellement, la gestion du fichier et la mise à jour des plans et des registres
- Procéder à des reprises de concessions
- Mettre en application la législation funéraire

Profils recherchés

Diplôme souhaité bac professionnel "Gestion Administration" ou équivalent.

- SAVOIRS :
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat
- maîtriser l'outil informatique

SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique
- préparer les documents de suivi des décisions administratives
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- rechercher des informations, notamment réglementaires

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- être capable de gérer des dossiers très variés
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics)
- avoir une grande capacité d'adaptation