Assistant de gestion technique (H/F)

L'entreprise

Actual Talent est le spécialiste européen en Acquisition et Évaluation de talents d'Actual group, 5e acteur de l’emploi et du travail en France.

Depuis plus de 20 ans et au travers de nos 22 bureaux, nos consultants experts par métiers (Sales, Ingénierie, IT/Digital, Support) accompagnent entreprises et candidats avec des modalités contractuelles sur mesure : CDI, CDD, Intérim, Freelance, Management de transition, Prestation de services.
Notre équipe spécialisée en immobilier accompagne son client spécialisé dans le logement social, dans le recrutement de son futur Assistant de gestion technique patrimoine (H/F) en CDI à Alfortville (94).

Le poste

Rattaché directement au Responsable du Patrimoine , vous jouez un rôle clé dans la bonne exécution, la conformité et le suivi des marchés de la structure. Vous prenez en charge l'ensemble du processus, depuis la définition des besoins jusqu'à la notification des contrats, tout en garantissant un suivi rigoureux sur les aspects administratifs, juridiques et financiers.
Vos missions principales :
1. Préparation des marchés et pilotage des appels d'offres
Dès l'expression des besoins par les équipes opérationnelles, vous orchestrer les étapes clés de la phase amont des projets :

• Planification des procédures : Définir et planifier les calendriers et les procédures d’appels d'offres adaptés.


• Évaluation des besoins : Collaborer avec les services internes pour analyser les besoins, préparer les Fiches de Lancement de Procédure (FLP), définir les critères de sélection des candidatures/offres et participer à l'estimation des budgets prévisionnels.


• Ingénierie contractuelle : Rédiger et assembler l'ensemble des pièces contractuelles administratives et juridiques constitutives des marchés.


• Analyse des offres : Étudier la conformité des candidatures reçues et rédiger les rapports d'analyse détaillés d'aide à la décision.


• Négociation et contractualisation : Conduire les négociations avec les candidats présélectionnés et mener à bien la phase de notification officielle des marchés.

2. Suivi opérationnel des contrats et gestion de la sous-traitance
Garant du respect des engagements contractuels des prestataires, vous assurez le pilotage quotidien de l'exécution des marchés :

• Pilotage de l'activité : Élaborer, alimenter et actualiser rigoureusement les tableaux de bord et de suivi des marchés du patrimoine.


• Lancement des prestations : Préparer, organiser et animer les réunions de lancement avec les nouveaux prestataires retenus.


• Évolution des contrats : Rédiger les avenants nécessaires en analysant, sollicitant et validant les devis des fournisseurs.


• Gestion des litiges : Veiller à l'application stricte des clauses et rédiger les courriers de mise en demeure ou de pénalités en cas de manquement.


• Coordination terrain : Assurer le suivi et la conformité des dossiers de sous-traitance, et coordonner le planning d'intervention des prestataires en lien étroit avec les maîtres d'œuvre.


• Gestion des contrats spécifiques : Prendre en charge le suivi et la mise à jour des contrats signés avec les opérateurs téléphoniques tiers présents sur le patrimoine immobilier.

3. Gestion budgétaire, financière et comptable
En interface constante avec la Direction Financière, vous sécurisez la chaîne de facturation et les imputations comptables :

• Suivi de la facturation : Contrôler, valider et traiter les factures liées à l'exécution de l'ensemble des marchés.


• Administration comptable : Créer et mettre à jour les numéros de marchés comptables au sein des progiciels de gestion.


• Engagements de dépenses : Établir et suivre les bons de commande nécessaires au déclenchement des prestations techniques.

Le profil recherché

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 ou Bac +3 dans le domaine de l'immobilier et vous justifiez d'une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire, idéalement acquise dans le secteur du logement social.
Méthodique, rigoureux et doté d'un fort esprit d'organisation, vous possédez un goût prononcé pour le travail en équipe. Sur le plan relationnel, vous faites preuve d'une excellente aisance à l'oral comme à l'écrit, d'une grande capacité de communication et de solides compétences rédactionnelles pour valoriser efficacement vos analyses auprès de vos interlocuteurs.
Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques indispensables (Word, Excel) ainsi que les logiciels métiers. La connaissance des logiciels IMMOWARE et PIH constitue un véritable atout . Enfin, votre goût pour la polyvalence et votre implication vous permettront de vous épanouir pleinement au sein d'une structure à taille humaine, axée sur l'économie sociale et solidaire.