Secrétaire pédagogique H/F

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web :

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Secrétariat pédagogique de 2 formations :

- Master 1 de Physique & Applications (M1 PA),

- Master 1 de Mécanique des Fluides (M1 MFL),

Travail en collaboration avec les responsables des formations concernées.

Missions principales de l’agent.e :

- Traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des éléments de formation

- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure (enseignants, étudiants, …)

- Gérer les plannings (emplois du temps d’enseignements et d’examens, réservation de salles)

- Gérer le tirage de documents multiples (polycopiés de cours/TD/TP, sujets d’examen, …) en interagissant avec le service de Reprographie de l’Université

- Gérer le courrier, la messagerie ; répondre aux demandes d’informations, diffuser l’information en interne ou externe, en provenance ou à destination de l’administration, des enseignants, étudiants…

- Gérer les espaces numériques de travail (e-campus, cirrus)

- Mettre en œuvre des procédures de gestion (inscriptions pédagogiques, saisie des notes, procès-verbaux, relevés de notes, attestations d’assiduité, conventions de stages, dossiers d’heures complémentaires, gestion des visites d’études avec l’aide de la Graduate School de Physique, propositions de commandes).

- Procéder à l’archivage des pièces administratives

Liste des activités non exhaustive et susceptible d'évolution au regard des nécessités de service.

Notamment, en fonction de la charge de travail sur ces deux masters, il pourra lui être adjoint un autre secrétariat ou la gestion d’une ligne budgétaire des filières du Dpt de Physique (MP4).

Connaissance, savoir :

- Connaissance des différentes instances de l’université pour l’accompagnement des étudiants : scolarité, relations internationales, services médicaux et sociaux, direction informatique etc.

- Connaissance des textes et règlements relatifs aux formations : chartes des examens, modalités de contrôles des connaissances, etc.

Savoir-faire :

Maîtrise des outils de bureautique standard (messagerie, tableur, traitement de texte, web) et spécifiques aux missions de secrétariat pédagogique (Apogée, Pstage, ecampus, outil de candidature Paris-Saclay, etc).

Savoir-être :

Relationnel avec les étudiants et l’équipe enseignante, ainsi qu’avec les fournisseurs et intervenants extérieurs.